9 βήματα για τη διαχείριση του προϋπολογισμού στο εργαλείο PM

Πίνακας περιεχομένων

Διαχείριση του προϋπολογισμού βήμα προς βήμα
9 βασικά βήματα για τη διαχείριση ενός προϋπολογισμού έργου
Βοήθεια με τον προϋπολογισμό μέσω της προσθήκης Project Budget
Η διάλυση του προϋπολογισμού του έργου
Κέρδη (Έσοδα)
Τιμή
Έξοδα
Έξοδα και χρεώσεις που σχετίζονται με τη μετακίνηση
Κέρδη και πεδίο εφαρμογής
Συνολική τιμολόγηση
Ολοκληρωμένη οικονομική επίβλεψη με το Easy Redmine

Διαχείριση του προϋπολογισμού βήμα προς βήμα

Ο προγραμματισμός ενός προϋπολογισμού έργου είναι μια κρίσιμη πτυχή της διαχείρισης έργου που διασφαλίζει την οικονομική επιτυχία και την ολοκλήρωση του έργου εντός του πεδίου εφαρμογής. Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά έναν προϋπολογισμό έργου χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης έργου, πρέπει να ακολουθήσετε πολλά βασικά βήματα.

9 βασικά βήματα για τη διαχείριση ενός προϋπολογισμού έργου

Ακολουθήστε αυτά τα βασικά στάδια για να διαχειριστείτε το οικονομικό μέρος του έργου:

1. Δημιουργήστε έναν λεπτομερή προϋπολογισμό σχεδιάστε χωρίζοντας το εύρος του έργου σε εργασίες και αναθέτοντας πόρους (εργασία, υλικά, εξοπλισμός κ.λπ.) σε κάθε εργασία.

2. Ορίστε τον βασικό προϋπολογισμό να μετρήσει κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου και να διασφαλίσει ότι ο προϋπολογισμός είναι ευθυγραμμισμένος με το εύρος, το χρονοδιάγραμμα και τους πόρους του έργου.

3. Παρακολουθήστε τα έξοδα σε πραγματικό χρόνο με κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης έργου για την καταγραφή των πραγματικών δαπανών έναντι των προϋπολογισθέντων ποσών.

4. Παρακολούθηση της απόδοσης του προϋπολογισμού, συγκρίνετε τακτικά το πραγματικό με το προγραμματισμένο κόστος για να εντοπίσετε τις αποκλίσεις και να αναλύσετε τους λόγους για τις αποκλίσεις του προϋπολογισμού και τον αντίκτυπό τους στο έργο.

5. Διαχειριστείτε τις αλλαγές στον προϋπολογισμό, ελέγξτε τη διαδικασία χειρισμού αλλαγών που έχουν αντίκτυπο στον προϋπολογισμό και χρησιμοποιήστε αποθεματικά έκτακτης ανάγκης για την κάλυψη μη προγραμματισμένων δαπανών εντός του πεδίου εφαρμογής.

6. Βελτιστοποιήστε την κατανομή πόρων αναλύοντας δεδομένα προϋπολογισμού για τον εντοπισμό ευκαιριών μείωσης του κόστους ή βελτίωσης της αποτελεσματικότητας. Εάν χρειάζεται, ανακατανείμετε τον προϋπολογισμό μεταξύ εργασιών ή πακέτων εργασίας με βάση τις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες. 

7. Δημιουργήστε αναφορές προϋπολογισμού οπτικοποιώντας δεδομένα προϋπολογισμού χρησιμοποιώντας γραφήματα, γραφήματα και πίνακες εργαλείων για καλύτερες πληροφορίες.

8. Αναλύστε την απόδοση του προϋπολογισμού αναθεωρώντας τον τελικό προϋπολογισμό του έργου σε σχέση με το πραγματικό κόστος για την αξιολόγηση της απόδοσης και τον εντοπισμό διδαγμάτων/βέλτιστων πρακτικών για τη βελτίωση του προϋπολογισμού για μελλοντικά έργα.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα και αξιοποιώντας τις δυνατότητες του λογισμικού διαχείρισης προϋπολογισμού έργου, μπορείτε να σχεδιάζετε, να παρακολουθείτε και να ελέγχετε αποτελεσματικά τους προϋπολογισμούς έργων για να εξασφαλίσετε οικονομική επιτυχία.

Στο Easy Redmine, υπάρχει το Πρόσθετο Project Budget που παρακολουθεί την εργασία και το χρόνο των χρηστών και σας βοηθά να ελέγχετε τα έξοδα εργασίας, να δημιουργείτε στόχους κέρδους και να αποκτάτε πληροφορίες για ζωτικά οικονομικά δεδομένα από το παρελθόν για να σχεδιάσετε και να προβλέψετε το μέλλον πιο σωστά.

Βοήθεια με τον προϋπολογισμό μέσω της προσθήκης Project Budget

Είναι ένα plugin που παρακολουθεί τα έσοδα του έργου, τις δαπάνες, το κόστος μισθοδοσίας και το συνολικό κέρδος. Επιτρέπει την παρακολούθηση των ταμειακών εισροών και εκροών σε πραγματικό χρόνο στο καθορισμένο πρόγραμμα και δημιουργεί έναν λογαριασμό κερδών και ζημιών για κάθε έργο.

Τα ακόλουθα είναι τα κύρια χαρακτηριστικά:

• Σχέδιο προϋπολογισμού για ένα έργο σε αντίθεση με τις πραγματικές δημοσιονομικές πραγματικότητες.
• έσοδα, οι δαπάνες, η μισθοδοσία και τα κέρδη, τα έξοδα ταξιδίου και οι επιστροφές δαπανών παρακολουθούνται στενά και αναφέρονται.
• Έξοδα μισθοδοσίας υπολογίζονται πολλαπλασιάζοντας τον χρόνο που δαπανάται με τις ώρες εργασίας.
• Ορισμός ωριαίων χρεώσεων με βάση τις αρμοδιότητες, δραστηριότητες και μέλη της ομάδας διαχείρισης του έργου.
• Ωριαίες τιμές υπολογίζονται τόσο εξωτερικά όσο και εσωτερικά.

Η διάλυση του προϋπολογισμού του έργου

Στοιχεία στο προϋπολογισμού των έργων, επισκοπήσεις χαρτοφυλακίου και αναφορές ταμειακών ροών έχουν αλλάξει τα ονόματά τους για να αντιπροσωπεύουν αυτό που προορίζονται να κάνουν με μεγαλύτερη ακρίβεια. Όλα τα πράγματα εξηγούνται αναλυτικά παρακάτω.

Ανάλυση προϋπολογισμού έργου

Κέρδη (Έσοδα)

Στο πλαίσιο των προϋπολογισμών έργων, το «έσοδο» αναφέρεται στα οικονομικά κέρδη που αναμένονται και πραγματοποιούνται από ένα έργο. Χωρίζεται σε δύο βασικές κατηγορίες:

• Προσχεδιασμένα κέρδη - Έσοδα που εγγράφονται στον προγραμματισμένο προϋπολογισμό. Το σύστημα μπορεί να εμφανίζει το ποσό με ή χωρίς ΦΠΑ ανάλογα με την επιλογή του προϋπολογισμού.
• Πραγματικά κέρδη - Έσοδα που ενσωματώνονται στον πραγματικό προϋπολογισμό Το ποσό μπορεί να εμφανίζεται με ή χωρίς ΦΠΑ, ανάλογα με τον προϋπολογισμό.

Τιμή

Οι προσχεδιασμένες ατομικές δαπάνες αποτελούν βασικά στοιχεία των προϋπολογισμών έργων, παρέχοντας ένα πλαίσιο για την εκτίμηση των δαπανών προσωπικού. Αυτές οι δαπάνες μπορούν να υποβληθούν με τέσσερις διαφορετικούς τρόπους, προσαρμοσμένους στις διαφορετικές ανάγκες του έργου:

1. Προσχεδιασμένο ατομικό κόστος: Μπορείτε να υποβάλετε προγραμματισμένες δαπάνες προσωπικού με 4 διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με τη ρύθμιση.

• Συγκεντρωτικό κόστος: ενιαίος παρεχόμενος αριθμός, μια εκτίμηση εξέδρας.
• Μια προκαταρκτική εκτίμηση των συνολικών ωρών του έργου και της προβλεπόμενης μέσης ωριαίας χρέωσης.
• Συνολικός χρόνος που δαπανήθηκε σε όλες τις εργασίες λειτουργεί με εκτιμώμενες εργασίες που δημιουργήθηκαν προηγουμένως στο έργο.
• Εργασίες χωρίς ανάδοχο: η πιο ακριβής στιγμή είναι όταν έχετε συμφωνήσει για τα περισσότερα κριτήρια με τον πελάτη.

2. Πραγματικό κόστος εργασίας: χρόνος που δαπανήθηκε x ωρομίσθιο.

Υ.Γ. Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε την εσωτερική τιμή εδώ. Η εξωτερική τιμή θεωρείται συνήθως ως το ποσό που τιμολογείτε στον καταναλωτή.

Έξοδα

Τα έξοδα μπορούν να θεωρηθούν «άλλα» έξοδα αντί για άμεσες δαπάνες. Ανάλογα με την επιλογή προϋπολογισμού, τα ποσά σε αυτήν την ενότητα ενδέχεται να παρουσιάζονται με ή χωρίς ΦΠΑ.

• Προσχεδιασμένες Χρεώσεις - δαπάνες έργων που περιλαμβάνονται στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού (υλικά, ενοίκια, υπηρεσίες)
• Πραγματικές χρεώσεις - Οι δαπάνες του έργου περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό (υλικά, ενοίκια, υπηρεσίες)

Δομή ανάλυσης κόστους έργου από την Easy Redmine

Έξοδα και χρεώσεις που σχετίζονται με τη μετακίνηση

Τα έξοδα και οι επιβαρύνσεις που σχετίζονται με τη μετακίνηση είναι ζωτικής σημασίας για την ακριβή πρόβλεψη των προϋπολογισμών του έργου. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Έξοδα μετακίνησης - κενό x τιμή της μονάδας (km, mi)
• Χρεώσεις μετακίνησης - αποζημίωση με βάση τον αριθμό των ημερών x το κόστος ανά ημέρα

Υ.Γ Τα έξοδα μετακίνησης δεν περιλαμβάνονται στις προϋπολογιζόμενες δαπάνες. Μπορείτε να συμπεριλάβετε εκτιμήσεις για δαπάνες μετακίνησης στον προϋπολογισμό ως αναμενόμενα έξοδα.

Κέρδη και πεδίο εφαρμογής

Κέρδη, τόσο προσχεδιασμένο όσο και πραγματικό, μειώνονται από ποσά σύμφωνα με τις νομισματικές μερίδες.

• Υπολογιζόμενα κέρδη = Προγραμματισμένα κέρδη - Συνολικά προγραμματισμένα έξοδα
• Πραγματικά κέρδη = Πραγματικά κέρδη - Όλα τα έξοδα
• Περιθώριο κέρδους = Κέρδος / Έσοδα. Το περιθώριο κέρδους (ή το ποσοστό περιθωρίου κέρδους) είναι το ποσοστό των εσόδων που παραμένουν μετά την αφαίρεση COGS (κόστος πωληθέντων αγαθών).
• Καθαρό περιθώριο = Καθαρό κέρδος / (Έσοδα-έξοδα). Το καθαρό εισόδημα ενός οργανισμού ως ποσοστό των πωλήσεών του είναι γνωστό ως απόδοση ιδίων κεφαλαίων.

Συνολική τιμολόγηση

Το συνολικό προγραμματισμένο κόστος είναι απλώς το άθροισμα των αναμενόμενων δαπανών προσωπικού και των αναμενόμενων δαπανών. Τα ποσά που δαπανήθηκαν για τις πραγματικές δαπάνες προσωπικού, τις πραγματικές δαπάνες και τα έξοδα ταξιδιού αθροίζονται για να σχηματίσουν το συνολικό κόστος (πραγματικότητα). Μπορείτε να δείτε όλους τους διαφορετικούς συνδυασμούς δαπανών (με ή χωρίς ΦΠΑ) και ανθρώπινου κόστους στην επισκόπηση χαρτοφυλακίου (εσωτερικός ή εξωτερικός συντελεστής).

Ποιος είναι ο τύπος για τον υπολογισμό του κέρδους;

Κατά την αλλαγή του νομίσματος στο ενότητα "Προϋπολογισμοί" του έργου, ο αριθμός «Κέρδη» υπολογίζεται ως το άθροισμα των Εισοδημάτων μείον τα Συνολικά Έξοδα (Έξοδα προσωπικού συν Έξοδα). Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο: χρησιμοποιείτε το δολάριο Ηνωμένων Πολιτειών ως νόμισμά σας:

• Κέρδη ($)
• Συνολικές τιμές ($)
• Τιμές εργατικού δυναμικού ($)
• Χρεώσεις ($)
• Κέρδος ($) = Έσοδα ($) - Συνολικό κόστος ($)

Και όταν ένας χρήστης αλλάζει το νόμισμα από "USD" σε "EUR", όλοι οι αριθμοί που αναφέρθηκαν προηγουμένως αλλάζουν με την τρέχουσα ισοτιμία νομίσματος, εκτός από το "Κέρδος", το οποίο υπολογίζεται από το "Έσοδα – Συνολικά έξοδα", επομένως το αποτέλεσμα θα να είναι ως εξής:

• εισοδήματα ($) → μετατράπηκε σε Εισοδήματα (€)
• Συνολικά κόστη ($) → μετατράπηκε σε Συνολικό κόστος (€)
• Προσωπικό κόστος ($) → μετατράπηκε σε κόστος προσωπικού (€)
• Έξοδα ($) → μετατράπηκε σε Έξοδα (€)
• Κέρδος σε (€) = Έσοδα (€) - Συνολικό κόστος (€)

Εάν ένας χρήστης εισαγάγει Έσοδα/Έξοδα σε Ευρώ, το σύστημα θα υπολογίσει το σύνολο με την ίδια μέθοδο. Τα πάντα υπολογίζονται με βάση μια δεδομένη συναλλαγματική ισοτιμία και κάθε συναλλαγματική ισοτιμία συνδέεται με μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Ως αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι η τιμή "Κέρδος" υπολογίζεται αντί να διαπραγματεύεται κατά τη διαπραγμάτευση.

Ολοκληρωμένη οικονομική επίβλεψη με το Easy Redmine

Αφού ειπωθούν και γίνουν όλα, το Easy Redmine είναι α λογισμικό διαχείρισης έργου που παρακολουθεί τα έσοδα, τα έξοδα, το κόστος μισθοδοσίας και το τελικό κέρδος ενός έργου. Σας βοηθά να παρακολουθείτε ταμειακές εισροές σε πραγματικό χρόνο και εκροές που αφορούν το καθορισμένο σχέδιο και δημιουργούν λογαριασμό κερδών και ζημιών για κάθε έργο. Για να συνοψίσουμε τα χαρακτηριστικά:

• Σχέδιο προϋπολογισμού για ένα έργο σε σχέση με τις πραγματικές δημοσιονομικές πραγματικότητες.
• έσοδα, οι δαπάνες, η μισθοδοσία και τα κέρδη, τα έξοδα ταξιδίου και οι επιστροφές δαπανών παρακολουθούνται στενά και αναφέρονται.
• Έξοδα μισθοδοσίας υπολογίζονται πολλαπλασιάζοντας τον χρόνο που δαπανάται με τις ώρες εργασίας.
• Ορισμός ωριαίου ποσοστά με βάση τις ευθύνες, τις δραστηριότητες και τα μέλη της ομάδας διαχείρισης του έργου.

Δοκιμάστε εύκολη Redmine για να σας βοηθήσει να κάνετε σωστά την οικονομική επίβλεψη!