en
Γλώσσα
  • en
  • de
  • fr
  • es
  • br
  • ru
  • jp
  • kr
Μετάφραση AI
  • ae
  • cn
  • vn
  • id
  • eu
  • il
  • gr
  • no
  • fi
  • dk
  • se
  • tr
  • bg
  • nl
  • it
  • pl
  • hu
  • ro
  • ua
  • cs

Easy DMS - Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων

DMS
Έγγραφο
ροής εργασίας

Πώς να εργαστείτε με το Easy DMS - Σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Πληροφορίες για τους διαχειριστές πληροφορικής μπορείτε να βρείτε στο GitHub.
Το πακέτο για το γενικό Redmine είναι διαθέσιμο για λήψη εδώ.

Τι είναι το Easy DMS
Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά του Easy DMS
Πώς να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του plugin
Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία
Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων των ετικετών εγγράφων
Τρόπος ρύθμισης των ρόλων και των δικαιωμάτων
Πώς να ενεργοποιήσετε το Easy DMS σε ένα έργο
Πώς να ρυθμίσετε τις ροές εργασίας των εγκρίσεων
Πώς να εργαστείτε με τη μονάδα Easy DMS
Πώς να δείτε δραστηριότητες που σχετίζονται με το Easy DMS
Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων του WebDAV
Αντιμετώπιση προβλημάτων WebDAV

 

Τι είναι το Easy DMS

Το Easy DMS είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση, τη διαχείριση και την αποθήκευση εγγράφων και τη μείωση χαρτιού. Είναι σε θέση να τηρεί αρχείο με τις διάφορες εκδόσεις που δημιουργήθηκαν και τροποποιήθηκαν από διαφορετικούς χρήστες (παρακολούθηση ιστορικού). Το Easy DMS διατίθεται ως ξεχωριστό plugin για το Easy Redmine. Στόχος του είναι να επεκτείνει την τρέχουσα μονάδα Easy Redmine's Documents. Το Easy DMS συνοδεύεται από λειτουργικότητα WebDAV, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας απευθείας από τον διαχειριστή αρχείων σας (όπως η Εξερεύνηση των Windows), εκτός από την τυπική πρόσβαση στον ιστό. Το Easy DMS προορίζεται για χρήση από όλους τους χρήστες που χρειάζονται εργασία με έγγραφα.

 

Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά του Easy DMS

  • δομή καταλόγου
  • Έκδοση / έκδοση αναθεωρήσεων εγγράφων
  • Αποστολή ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για καταλόγους ή / και έγγραφα
  • Κλείδωμα εγγράφων
  • Multi (drag / drop ανάλογα με το πρόγραμμα περιήγησης) upload / download
  • Multi download μέσω zip
  • Άμεση αποστολή εγγράφου ή εγγράφου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
  • Ρυθμιζόμενη ροή εργασιών έγκρισης εγγράφων
  • Έλεγχος πρόσβασης εγγράφων
  • Ενσωμάτωση με τη ροή δραστηριοτήτων του Easy Redmine
  • Μακροεντολές Wiki για γρήγορη σύνδεση περιεχομένου
  • Πλήρης λειτουργικότητα ανάγνωσης / εγγραφής webdav
  • Προαιρετική αναζήτηση πλήρους κειμένου περιεχομένου εγγράφου
  • Έγγραφα και αρχεία συμβολικών συνδέσεων
  • Ετικέτα εγγράφου
  • Κάδο απορριμμάτων

 

Πώς να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του plugin

Μπορείτε να διαμορφώσετε την προσθήκη στο Περισσότερα> Διαχείριση> Πρόσθετα. Η διαμόρφωση προσθήκης είναι διαθέσιμη κάνοντας κλικ στο Configure.

Οι διαθέσιμες επιλογές είναι οι εξής (η προεπιλεγμένη τιμή σε αγκύλες):

  • Μέγιστα αρχεία λήψης [0] Περιορίζει τον μέγιστο αριθμό αρχείων που έχουν ληφθεί με φερμουάρ ή έχουν σταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το 0 σημαίνει απεριόριστο.
  • Μέγιστο μέγεθος συνημμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου [0] Περιορίζει το μέγιστο μέγεθος αρχείου που μπορεί να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το 0 σημαίνει απεριόριστο. Ο αριθμός είναι σε MB.
  • Ο φάκελος αποθήκευσης αρχείων [/ files / dmsf] Όπου τα αποθηκευμένα αρχεία αποθηκεύονται φυσικά.
  • Διαγραφή φυσικού αρχείου [Όχι] Αν τα αρχεία διαγράφονται φυσικά μετά τη διαγραφή τους στη διεπαφή ιστού.
  • Η προεπιλεγμένη ειδοποίηση του αρχείου [Απενεργοποιημένη] Επιτρέπει τις καθορισμένες ειδοποιήσεις ανά έργο.
  • Εμφάνιση παραληπτών που έχουν ειδοποιηθεί [Απενεργοποιημένο] Όταν ενεργοποιηθεί ο χρήστης θα ενημερωθεί για όλους τους παραλήπτες που μόλις έστειλαν την ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Μορφή τίτλου [''] - Μορφή τίτλου που χρησιμοποιείται κατά τη λήψη ενός εγγράφου.
  • Δράση ως συνημμένο [Όχι] - Αυτή η δυνατότητα παρέχει τη δυνατότητα επισύναψης εγγράφων σε εργασίες. Η νέα φόρμα εργασίας / επεξεργασία περιέχει μια περιοχή μεταφοράς και απόθεσης για τη μεταφόρτωση εγγράφων.

    Η ακόλουθη επιλογή "Προτιμήσεις έργου" θα εμφανιστεί στις ρυθμίσεις έργου κάτω από την καρτέλα DMS μόνο όταν το παραπάνω πλαίσιο ελέγχου έχει επιλεγεί στη διαμόρφωση του plugin.
  • Στήλες - Μπορείτε να επιλέξετε ποιες στήλες θα είναι ορατές στην προβολή κύριου εγγράφου. (Όλα τα προσαρμοσμένα πεδία είναι διαθέσιμα ως στήλες)
  • Από - Μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την οποία αποστέλλονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έγγραφα.
  • Απάντηση σε - Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το πεδίο απάντησης, όταν τα έγγραφα αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Μόνο σύνδεσμοι - Αποστολή συνδέσμων μόνο αντί για έγγραφα.
  • Κρατήστε τα έγγραφα κλειδωμένα - Τα έγγραφα θα παραμείνουν κλειδωμένα όταν εγκριθούν.
  • Το WebDAV [Ενεργοποιημένο] WebDAV που ενεργοποιήθηκε μία φορά μπορεί να βρεθεί στο http: //.../dmsf/webdav/ [αναγνωριστικό έργου]
  • Στρατηγική Webdav [Μόνο για ανάγνωση] Δίνει τη δυνατότητα στον διαχειριστή να αποφασίσει εάν το WebDAV είναι πλατφόρμα μόνο για ανάγνωση ή ανάγνωση / εγγραφή για τους τελικούς χρήστες.
  • Κατάλογος που περιέχει βάσεις δεδομένων Xapian [files / dmsf_index] Μια θέση της βάσης δεδομένων αναζήτησης Xapian πλήρους κειμένου.
  • Stemming Language [english] Γλώσσα που χρησιμοποιείται για την πρόοδο.
  • Στρατηγική βλαστών [Stem none] Αυτό ελέγχει τον τρόπο με τον οποίο ο αναλυτής επερωτήσεων θα εφαρμόσει τον αλγόριθμο stroming. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι STEM_NONE. Οι πιθανές τιμές είναι:
    • STEM_NONE: Μην εκτελείτε κανένα πρόβλημα.
    • STEM_SOME: Αναζήτηση μορφών όρων εκτός από αυτούς που ξεκινούν με κεφαλαίο γράμμα ή ακολουθούνται από ορισμένους χαρακτήρες ή χρησιμοποιούνται με χειριστές που χρειάζονται πληροφορίες θέσης. Οι όροι Stemmed έχουν πρόθεμα με 'Z'.
    • STEM_ALL: Αναζήτηση μορφών όλων των λέξεων (σημειώστε: δεν υπάρχει πρόθεμα 'Z').
    • Σημειώστε ότι ο αλγόριθμος καταληκτικής εφαρμογής εφαρμόζεται μόνο σε λέξεις στα πιθανοτικά πεδία - οι όροι φίλτρου boole δεν έχουν ποτέ τερματιστεί.

 

Αναβαθμίστε τη διαχείριση του έργου σας

Αποκτήστε λειτουργίες Redmine επόμενου επιπέδου που προσαρμόζονται στις ανάγκες σας και σας προσφέρουν τέλεια επισκόπηση.

Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία

Τα προσαρμοσμένα πεδία μπορούν να εφαρμοστούν σε έγγραφα και φακέλους. Εκεί στο Easy Redmine Administration υπάρχει ένα στοιχείο Προσαρμοσμένο πεδίο. Εάν επιλέξετε Νέο προσαρμοσμένο πεδίο από τη γραμμή εργαλείων εντολών, υπάρχει διαθέσιμος νέος τύπος Easy DMS. Στη συνέχεια, υπάρχει μια κοινή φόρμα Νέο προσαρμοσμένο πεδίο όπου μπορούν να καθοριστούν οι νέες παραμέτρους προσαρμοσμένου πεδίου.

 

Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων των ετικετών εγγράφων

Προκειμένου να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα προσθήκης ετικετών εγγράφων, προσθέστε ένα νέο προσαρμοσμένο πεδίο DMS που ονομάζεται ετικέτα ως λίστα με πιθανές τιμές που καθορίζονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.

Όταν αποθηκεύεται το προσαρμοσμένο πεδίο, βρίσκετε στη λειτουργία επεξεργασίας κατά τη μεταφόρτωση νέου εγγράφου ή νέας αναθεώρησης. Απλά επιλέξτε την κατάλληλη τιμή της ετικέτας και αποθηκεύστε την.

 

Τρόπος ρύθμισης των ρόλων και των δικαιωμάτων

Οι ρόλοι και τα δικαιώματα μπορούν να διαμορφωθούν στο Περισσότερα> Διαχείριση> Ρόλοι και δικαιώματα. Τα διαθέσιμα δικαιώματα που σχετίζονται με το Easy DMS είναι τα εξής:

  • Δείτε τις προσβάσεις αναθεώρησης αρχείων DMS
  • Δείτε τις αναθεωρήσεις αρχείων DMS
  • Αναζήτηση εγγράφων
  • Οι καρτέλες DMS προτιμήσεων χρήστη είναι ενεργοποιημένες στις ρυθμίσεις του έργου
  • Προβολή εγγράφων Τα έγγραφα μπορούν να μεταφορτωθούν, να σταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να αντιγραφούν και να μετακινηθούν. Η ροή εργασίας έγκρισης είναι διαθέσιμη.
  • Χειρισμός φακέλων Οι φάκελοι μπορούν να δημιουργηθούν, να διαγραφούν, να επεξεργαστούν, να κλειδωθούν, να ξεκλειδωθούν. Η ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ενεργοποιηθεί / απενεργοποιηθεί.
  • Διαχείριση αρχείων Τα έγγραφα μπορούν να φορτωθούν, να κλειδωθούν, να ξεκλειδωθούν. Η ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ενεργοποιηθεί / απενεργοποιηθεί. Μπορούν να εφαρμοστούν ροές εργασίας έγκρισης. Οι συμβολικοί σύνδεσμοι μπορούν να δημιουργηθούν / διαγραφούν.
  • Διαγραφή εγγράφων Επιτρέπει την είσοδο στον κάδο απορριμμάτων και τη διαγραφή / επαναφορά εγγράφων.
  • Ξεκλείδωμα αρχείου δυνάμεων Ένα μέλος έχει το δικαίωμα να ξεκλειδώσει ένα έγγραφο που είναι κλειδωμένο από κάποιον άλλο.
  • Έγκριση αρχείου Ενεργοποίηση / απενεργοποίηση έγκρισης ροής εργασιών έγκρισης εγγράφων.
  • Διαχείριση ροών εργασίας Η καρτέλα ροής εργασίας έγκρισης είναι ενεργοποιημένη στις ρυθμίσεις του έργου. Τα μέλη έχουν το δικαίωμα να καθορίζουν τις ροές εργασίας έγκρισης του έργου.

 

Πώς να ενεργοποιήσετε το Easy DMS σε ένα έργο

Για να διαθέσω το Easy DMS σε ένα έργο, είναι απαραίτητο να ελέγξουμε την αντίστοιχη ενότητα στην καρτέλα Ενότητες. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις ρυθμίσεις του συγκεκριμένου έργου> Ενότητες> επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Easy DMS" και κάντε κλικ στο Αποθήκευση. Αμέσως μετά, οι καρτέλες ροής εργασίας Easy DMS και Approval θα εμφανιστούν στο επάνω μενού του συγκεκριμένου έργου, όπως φαίνεται παρακάτω. Κάθε μέλος του έργου με τα αντίστοιχα δικαιώματα μπορεί να ορίσει ειδοποιήσεις μέσω email που σχετίζονται με έγγραφα DMS και φακέλους του έργου.

 

Πώς να ρυθμίσετε τις ροές εργασίας των εγκρίσεων

Αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να καθορίζουν τις ροές εργασίας έγκρισης. Η λειτουργία ροής εργασίας έγκρισης ως μέρος του Easy DMS επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργήσουν μια αλυσίδα έγκρισης για έγκριση εγγράφων. Μια ροή εργασίας έγκρισης ορίζεται από ένα λογικό όνομα και από τους εκχωρημένους χρήστες - εγκρίνουν σε μια συγκεκριμένη σειρά με δεδομένη εξάρτηση. Κάθε ροή εργασίας έγκρισης αποτελείται από ένα ή περισσότερα βήματα έγκρισης. Κάθε βήμα έγκρισης περιλαμβάνει έναν ή περισσότερους υπεύθυνους έγκρισης και την εξάρτησή τους. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε να εκχωρήσουμε έναν νέο χρήστη με εξάρτηση AND ή OR. Επομένως, για να προχωρήσουμε σε ένα επόμενο βήμα έγκρισης απαιτείται έγκριση από έναν ή όλους τους υπεύθυνους έγκρισης. Κατά συνέπεια είμαστε σε θέση να ορίσουμε σειριακή ή παράλληλη ροή εργασίας με αυτόν τον τρόπο.

Οι ροές εργασίας έγκρισης μπορούν να διαμορφωθούν τόσο σε παγκόσμιο όσο και σε επίπεδο έργου. Οι ρυθμίσεις καθολικού επιπέδου είναι διαθέσιμες στο Περισσότερα> Διαχείριση> Ροές εργασιών έγκρισης. Εδώ μπορεί να οριστεί παγκόσμια ροή εργασιών έγκρισης διαθέσιμη σε όλα τα έργα, όπως φαίνεται παρακάτω. Οι ρυθμίσεις επιπέδου έργου είναι διαθέσιμες στην αντίστοιχη καρτέλα σε ένα συγκεκριμένο έργο με ενεργοποιημένη τη μονάδα Easy DMS, όπως εξηγήθηκε προηγουμένως.

Για να δημιουργήσετε μια νέα ροή εργασίας έγκρισης, κάντε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία. Τότε αναμένεται να εισαγάγετε ένα όνομα του νέου wokflow έγκρισης. Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ορισμένες ροές εργασίας έγκρισης, μπορείτε να αντιγράψετε μια στη νέα επιλέγοντας την από "Αντιγραφή ροής εργασίας από" στο αναπτυσσόμενο μενού.

Όταν όλα συμπληρωθούν, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία. Μόλις δημιουργήθηκε η ροή εργασίας στη λίστα ροών εργασίας. Για να αλλάξετε το όνομα της ροής εργασίας ή να καθορίσετε τα βήματα της ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας. Στη συνέχεια, εμφανίζεται η φόρμα ενημέρωσης της ροής εργασίας. Στην κορυφή της φόρμας, μπορείτε να ενημερώσετε το όνομα της ροής εργασίας. Επεξεργαστείτε το όνομα εκεί και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

 

Χρησιμοποιώντας το κουμπί Νέο βήμα μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες εγκρίσεις και κάνοντας κλικ στο κουμπί AND ή το κουμπί OR θα προσθέσετε ένα νέο βήμα έγκρισης στο τέλος ή επιλέγοντας ένα υπάρχον βήμα από τη λίστα σε ένα υπάρχον βήμα.

Παραδείγματα

Προσθέτοντας ένα νέο βήμα με έναν μόνο εγκρίνοντα

  1. Επιλέξτε έναν χρήστη από τη λίστα.
  2. Η τιμή βήματος παραμένει στην προεπιλεγμένη τιμή Νέο βήμα.
  3. Προσθέστε ένα νέο βήμα έγκρισης κάνοντας κλικ στο κουμπί ADD.

Προσθήκη νέου βήματος με περισσότερους από έναν εγκρίνους

  1. Επιλέξτε δύο ή περισσότερους χρήστες από τη λίστα.
  2. Η τιμή βήματος παραμένει στην προεπιλεγμένη τιμή Νέο βήμα.
  3. Προσθέστε ένα νέο βήμα κάνοντας κλικ στο κουμπί AND ή OR ανάλογα με τη σχέση των εγκρίνων στο βήμα.

Προσθέστε έναν επόμενο εγκρίνοντα σε ένα υπάρχον βήμα

  1. Επιλέξτε έναν χρήστη από τη λίστα.
  2. Αλλάξτε την τιμή Βήμα προς τον αριθμό ενός εξερχόμενου βήματος.
  3. Προσθέστε ένα νέο βήμα κάνοντας κλικ στα κουμπιά AND ή OR, ανάλογα με τη σχέση του νέου εγκρίνου στο βήμα.

Αργότερα κατά την έξοδο από τα βήματα έγκρισης, μπορείτε να αφαιρέσετε ή να αναδιατάξετε κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα εικονίδια δίπλα στις εγκρίσεις βημάτων. Λάβετε υπόψη ότι η ροή εργασιών εγκρίνεται μόνο όταν εκπληρωθεί κάθε βήμα. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα βήμα με δύο εγκριτές με χειριστή OR, απαιτείται μόνο μία έγκριση. Αντίθετα, εάν έχετε δύο βήματα με έναν εγκριτή ανά βήμα, τότε απαιτούνται δύο εγκρίσεις.

Οι περιορισμοί της ροής εργασίας έγκρισης

Η διαγραφή μιας ήδη χρησιμοποιούμενης ροής εργασίας έγκρισης προκαλεί την παραμονή των επηρεαζόμενων εγγράφων στην τελευταία κατάσταση έγκρισής τους: Αντιστοίχηση, Αναμονή για έγκριση, Εγκρίθηκε ή Απόρριψη, αλλά είναι αδύνατο να συνεχιστεί σε μια ημιτελή ροή εργασιών. Το αρχείο καταγραφής έγκρισης δεν είναι επίσης διαθέσιμο. Τα έγγραφα με την ημιτελή ροή εργασίας παραμένουν κλειδωμένα. Προκειμένου να επαναπροσδιοριστεί η ροή εργασίας ή με άλλο τρόπο την ενημέρωση του εγγράφου, είναι απαραίτητο να ξεκλειδώσετε πρώτα το έγγραφο και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε μια νέα αναθεώρηση του εγγράφου είτε φορτώνοντας μια νέα έκδοση του εγγράφου είτε δημιουργώντας μια νέα αναθεώρηση στο έγγραφο στοιχεία εγγράφου.

Σε περίπτωση κατάργησης ενός από τα βήματα μιας συγκεκριμένης ροής εργασιών, τα σχετικά έγγραφα παραμένουν στην τελευταία κατάσταση έγκρισής τους: Εκχωρήθηκε, Αναμονή για έγκριση, Εγκρίθηκε ή Απορρίφθηκε. Εάν υπάρχουν μη ολοκληρωμένα βήματα έγκρισης, είναι δυνατό να συνεχιστεί η αλυσίδα έγκρισης. Το βήμα που λείπει παραλείπεται. Αν το έγγραφο βρίσκεται σε κατάσταση αναμονής για έγκριση και το βήμα μόλις αφαιρεθεί ήταν το τελευταίο βήμα έγκρισης, το έγγραφο παραμένει στην κατάσταση Αναμονή για έγκριση και είναι αδύνατο να συνεχιστεί η έγκριση.

Σε περίπτωση προσθήκης ή αναδιάταξης ενός ή περισσοτέρων βημάτων έγκρισης σε μια συγκεκριμένη ροή εργασίας, τα επηρεαζόμενα έγγραφα παραμένουν στην τελευταία κατάσταση έγκρισής τους: Εκχωρήθηκε, Αναμονή για έγκριση, Εγκρίθηκε ή Απορρίφθηκε. Τα πρόσθετα βήματα δεν περιλαμβάνονται στις ήδη καθορισμένες ροές εργασίας και ως εκ τούτου δεν επηρεάζουν τις ροές εργασίας εγκρίσεων. Η ενημερωμένη ροή εργασιών αντικατοπτρίζεται από έγγραφα με ροή εργασιών που έχουν εκχωρηθεί μετά την ενημέρωση.

 

Πώς να εργαστείτε με τη μονάδα Easy DMS

έγγραφα

Η ενότητα "Έγγραφα" σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με ένα έργο σε ένα μέρος, ταξινομημένα σε φακέλους. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την ενότητα "Έγγραφα" μεταβαίνοντας στο έργο Ρυθμίσεις → καρτέλα "Ενότητες". Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου μπροστά από το στοιχείο DMS, το οποίο είναι το χαρακτηριστικό του συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Στην οθόνη υπάρχουν δύο κύριες περιοχές: το φάκελο και το αρχείο δέντρων στο πάνω μέρος της οθόνης και μια περιοχή για την αποστολή αρχείων στο κάτω μέρος της οθόνης.

Διαχείριση εγγράφων

Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε φακέλους, οι οποίοι θα πρέπει να έχουν μια τέτοια δομή που να παρέχει έναν εύκολο προσανατολισμό εντός του θέματος. Η δομή καταλόγου DMS υποστηρίζει τη λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης για εύκολη και γρήγορη μεταφορά εγγράφων από ένα φάκελο σε άλλο ή από έναν υποφάκελο σε άλλο γονικό φάκελο.

Νέος φάκελος

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο κάνοντας κλικ στο κουμπί "Δημιουργία φακέλου" στην επάνω δεξιά γωνία. Αυτό θα σας οδηγήσει στην ακόλουθη οθόνη:

Ο νέος φάκελος θα δημιουργηθεί ως υποφάκελος της τρέχουσας θέσης στο δέντρο φακέλων. Εισαγάγετε έναν τίτλο για το νέο φάκελο. Μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή φακέλου χρησιμοποιώντας διάφορους τύπους μορφοποίησης κειμένου, όπως επικεφαλίδες, λίστες, συνδέσμους προς ιστοσελίδες, έγγραφα και ούτω καθεξής. Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε ρόλους χρηστών που θα έχουν πρόσβαση μόνο σε αυτόν το φάκελο. Εάν είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Ένας νέος φάκελος μπορεί επίσης να δημιουργηθεί αντιγράφοντας έναν υπάρχοντα φάκελο. Εμφανίστε μια λίστα φακέλων και επιλέξτε έναν φάκελο για αντιγραφή. Στο δεξί μενού (ή κάνοντας δεξί κλικ) αυτού του φακέλου, επιλέξτε Αντιγραφή / Μετακίνηση.

Επιλέξτε το έργο Target και το φάκελο Target. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή.

Δικαιώματα φακέλων

Στη νέα φόρμα φακέλων ή αργότερα στη φόρμα επεξεργασίας, μπορείτε να καθορίσετε επιπλέον δικαιώματα φακέλου. Επιλέγοντας ρόλους και μέλη, μπορείτε να ελέγξετε την πρόσβαση στο φάκελο.

Κατάλογος φακέλων

Κάθε γραμμή της λίστας φακέλων περιέχει:

  • το όνομα του φακέλου
  • ημερομηνία δημιουργίας, συγγραφέας
  • εργαλεία επεξεργασίας φακέλου
  • δυνατότητα διαγραφής ενός φακέλου
  • σημαία κοινοποίησης

Το εργαλείο επεξεργασίας χρησιμοποιεί την ίδια φόρμα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός νέου φακέλου. Μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο και την περιγραφή του φακέλου εδώ. Μπορείτε να ταξινομήσετε τους φακέλους με αλφαβητική ή αντίστροφη αλφαβητική σειρά. Το επιτυγχάνετε κάνοντας κλικ στο σύμβολο του βέλους απευθείας από το όνομα της στήλης (χωρίς ταξινόμηση, αλφαβητική σειρά, αντίστροφη αλφαβητική σειρά).

Εργαλεία διαχείρισης εγγράφων

Κάνοντας δεξί κλικ σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο σε ένα φάκελο DMS, εμφανίζεται ένα μενού περιβάλλοντος με τις ακόλουθες επιλογές: Επεξεργασία, Αντιγραφή / Μετακίνηση, Σύνδεση σε, Κλείδωμα, Ενεργοποίηση ειδοποιήσεων, Εκχώρηση, Λήψη, Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Επεξεργασία περιεχομένου, Διαγραφή. Για να επεξεργαστείτε το έγγραφο στο διαδίκτυο σε πραγματικό χρόνο, είναι απαραίτητο να εγκαταστήσετε το Microsoft Office, καθώς η δυνατότητα δεν είναι συμβατή με άλλες εφαρμογές γραφείου (συμπεριλαμβανομένου του LibreOffice).

Φιλτράρισμα

Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι είναι το όνομα του φακέλου, μπορείτε να δοκιμάσετε να εφαρμόσετε μια λέξη-κλειδί. Μεταβείτε στο πεδίο Φίλτρο, που βρίσκεται στη δεξιά πάνω γωνία, και αρχίστε να πληκτρολογείτε τη λέξη-κλειδί.

Θα εμφανιστούν μόνο οι φάκελοι με τίτλους που περιέχουν τη δεδομένη σειρά γραμμάτων. Καθώς συνεχίζετε να πληκτρολογείτε, παραμένουν λιγότεροι φάκελοι.

Tagging

Υπάρχει μια προκαθορισμένη λίστα ετικετών. Αν επιλέξετε μια ετικέτα από τη λίστα, θα εμφανιστούν τα έγγραφα και οι φάκελοι που έχουν επισημανθεί μόνο με την ετικέτα. Για να καταργήσετε το φίλτρο ετικετών και για να εμφανίσετε ξανά όλα τα έγγραφα και τους φακέλους, απλά επιλέξτε το κενό στοιχείο της λίστας.

Λήψη

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να κατεβάσετε όλα τα περιεχόμενα ενός φακέλου που ονομάζεται "Εκπαίδευση". Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου μπροστά από τον τίτλο του φακέλου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη (μπορεί να εμφανιστεί με το δεξί κουμπί του ποντικιού ή πάνω από το μενού στο τέλος της γραμμής φακέλου): Όλο το περιεχόμενο του φακέλου θα συμπιεστεί σε ένα αρχείο και αποθηκευμένο στον σκληρό σας δίσκο.

Ε-mail

Μπορείτε να στείλετε με e-mail το περιεχόμενο του φακέλου στον συνεργάτη σας. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου μπροστά από τον τίτλο του φακέλου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Email. Όλα τα περιεχόμενα του φακέλου θα αραιωθούν σε ένα αρχείο. Θα σας ζητηθεί να συμπληρώσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, θέμα και μπορείτε να προσθέσετε ένα κομμάτι κειμένου που εξηγεί τι στέλνετε. Τα αρχεία συμπιεσμένα περιλαμβάνονται αυτόματα. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί με την αποστολή ολόκληρου του περιεχομένου ενός φακέλου καθώς το μέγεθός του μπορεί να υπερβεί τα όρια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το e-mail σας μπορεί να μην παραδοθεί!

Πριν από την αποστολή, μπορείτε να ελέγξετε το συνημμένο κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο URL Documents.zip. Εάν έχει επιλεγεί μόνο ο σύνδεσμος του πλαισίου ελέγχου, οι σύνδεσμοι διευθύνσεων URL των συνημμένων εγγράφων θα επισυνάπτονται στο σώμα email.

Διαγραφή φακέλου

Μπορείτε να διαγράψετε ένα φάκελο κάνοντας κλικ στο κουμπί Διαγραφή στο δεξί μενού (ή κάνοντας δεξί κλικ). Για να διαγράψετε περισσότερους φακέλους ταυτόχρονα, σημειώστε τα πλαίσια ελέγχου μπροστά από τους τίτλους φακέλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στο μενού περιβάλλοντος (κάνοντας δεξί κλικ). Είναι επίσης δυνατό να διαγράψετε έναν φάκελο με έγγραφα, δηλαδή έναν μη κενό φάκελο. Είναι επίσης δυνατό να διαγράψετε ένα φάκελο με έγγραφα, δηλαδή έναν μη κενό φάκελο.

Προσθέστε έγγραφα

Αφού ρυθμίσετε τη δομή του φακέλου σας, μπορείτε να ξεκινήσετε να την γεμίζετε με αρχεία. Μπορείτε, βεβαίως, να προσθέσετε ένα νέο φάκελο κάθε φορά αργότερα.

Τα νέα αρχεία μπορούν να προστεθούν με δύο τρόπους:

  1. χρησιμοποιώντας τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης - μεταφέρετε και αποθέστε τα αρχεία που θέλετε να προσθέσετε στην περιοχή που ονομάζεται Μεταφόρτωση. μόνο για αρχεία με μέγεθος <100MB. δεν λειτουργεί για τον Internet Explorer, ανοίγει το έγγραφο αντί να το προσθέσει στη λίστα
  2. κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο αρχείο" που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία και μετά αναζητήστε το αρχείο

Βλέπετε μια λίστα με όλα τα αρχεία που είναι έτοιμα για προσθήκη. Κάθε γραμμή περιέχει:

  • το όνομα του αρχείου
  • κατάσταση
  • το μέγεθος του αρχείου
  • δυνατότητα κατάργησης του αρχείου από τη λίστα

Μπορείτε να προσθέσετε μέχρι και αρχεία 20 μέσα σε μία μεταφόρτωση. Για αρχεία μέσω του 2GB πρέπει να έχετε ένα πρόγραμμα περιήγησης 64b. Εάν δεν διαθέτετε πρόγραμμα περιήγησης 64b, χρησιμοποιήστε το εργαλείο αρχειοθέτησης, όπως ZIP ή RAR, και συμπιέστε και στη συνέχεια χωρίστε το αρχικό σας αρχείο σε μικρότερα αρχεία πριν μεταφορτώσετε. Όταν όλα τα αρχεία είναι έτοιμα για μεταφόρτωση στο φάκελο, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη εκκίνησης. Θα αλλάξετε την κατάσταση μεταφόρτωσης. Αν χρειαστεί, μπορείτε να διακόψετε τη μεταφόρτωση κάνοντας κλικ στο κουμπί Διακοπή μεταφόρτωσης.

Μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος της περιοχής σύροντας την κατώτατη γραμμή πάνω και κάτω.

Όταν φορτώνονται τα αρχεία, εμφανίζεται μια παρόμοια οθόνη:

Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο του αρχείου, να προσθέσετε περιγραφή και να σχολιάσετε και να ορίσετε μια κατάλληλη έκδοση. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια αντίστοιχη ετικέτα από την προκαθορισμένη λίστα. Όταν είστε ικανοποιημένοι, κάντε κλικ στο κουμπί Commit. Εάν υπάρχει ήδη στον ίδιο φάκελο ένα έγγραφο με το ίδιο όνομα αρχείου, σας προσφέρεται αυτόματα μια νέα αναθεώρηση του εγγράφου.

Μη έγκυροι χαρακτήρες σε ονόματα εγγράφων: '\ [\] \ / \ \ \? ": <> #% \ * '

Το μέγιστο μέγεθος συνημμένου εγγράφου περιορίζεται ρυθμίζοντας το μέγιστο μέγεθος συνημμένου στο μενού Περισσότερα »Διαχείριση» Ρυθμίσεις »Αρχεία» Μέγιστο μέγεθος συνημμένου.

Σύνδεσμοι εγγράφων

Υπάρχει δυνατότητα δημιουργίας συνδέσμου σε άλλο έγγραφο ή φάκελο από τον ίδιο ή άλλο φάκελο του ιδίου ή άλλου έργου. Οι σύνδεσμοι συμπεριφέρονται σαν να λειτουργούν απευθείας στο έγγραφο ή στο φάκελο στόχο. Σημαίνει, για παράδειγμα, ότι εάν κατεβάσετε ή στείλετε ηλεκτρονικά ένα σύνδεσμο, το αρχείο αναφοράς που αποστέλλεται στον χρήστη.

Εάν το έγγραφο προορισμού πρόκειται να αφαιρεθεί ή να μετακινηθεί, ο χρήστης θα ειδοποιηθεί για υπάρχοντες συνδέσμους και αυτοί οι σύνδεσμοι θα καταργηθούν αυτόματα.

Δημιουργήστε έναν σύνδεσμο στην τρέχουσα τοποθεσία σε άλλο αρχείο ή φάκελο

Υπάρχει μια εντολή "Σύνδεση από" στη γραμμή εργαλείων εντολών στη φόρμα λεπτομερειών εγγράφου ή φακέλου. Μετά από ένα κλικ σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται μια νέα φόρμα Νέος σύνδεσμος εγγράφου. Ο χρήστης αναμένεται να επιλέξει ένα έργο προέλευσης, ένα φάκελο και προαιρετικά έγγραφο ως στόχο του συνδέσμου που μόλις δημιουργήθηκε.

Εσωτερικός

Επιτρέψτε τη δημιουργία συνδέσμων σε αντικείμενα DMS.

Εξωτερικός

Επιτρέψτε τη δημιουργία συνδέσεων σε εξωτερικό αντικείμενο χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση URL τους.

Δημιουργήστε έναν σύνδεσμο από το τρέχον αρχείο ή φάκελο σε άλλο φάκελο

Θα υπάρχει μια νέα εντολή "Σύνδεση σε" στη γραμμή εργαλείων εντολών της κύριας προβολής. Μετά από ένα κλικ σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται μια νέα φόρμα Νέος σύνδεσμος εγγράφου. Ο χρήστης αναμένεται να επιλέξει ένα έργο στόχου και ένα φάκελο όπου θα βρίσκεται ο σύνδεσμος που μόλις δημιουργείται.

Κατάλογος εγγράφων

Τα αρχεία σας προστίθενται στο φάκελο:

Βλέπετε τους τίτλους και τα ονόματα των αρχείων, το μέγεθός τους, την τελευταία ημερομηνία τροποποίησης, την έκδοση, την κατάσταση της ροής εργασίας και ποιος τα πρόσθεσε (ο συντάκτης). Επιπλέον, μπορείτε να κλειδώσετε ή να διαγράψετε αρχεία. Μια μετακίνηση ενός εγγράφου δημιουργεί μια νέα αναθεώρηση της οποίας ο συντάκτης είναι ο χρήστης που μετέφερε το έγγραφο. Επομένως, ο συντάκτης του εγγράφου αλλάζει σε τρέχοντα χρήστη σύμφωνα με την τελευταία αναθεώρηση.

Σύμβολα και η σημασία τους:

    στοιχεία αρχείου

    κλειδώστε για να αποφύγετε αλλαγές για άλλα μέλη

    ξεκλειδώστε για να επιτρέψετε αλλαγές για άλλα μέλη

    διαγραφή φακέλου

    ειδοποιήσεις μη ενεργές: ενεργοποίηση (μόνο για το Project Manager ή για το Administrator)

    ενεργές ειδοποιήσεις: απενεργοποίηση (μόνο για το Project Manager ή για το Administrator)

    ροή εργασίας έγκρισης

Λεπτομέρειες εγγράφου

Εάν κάνετε κλικ στο σύμβολο, θα φτάσετε στη σελίδα με λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το αρχείο.

Βλέπετε το ιστορικό αρχείων, τις εκδόσεις και τη ροή εργασιών. Μπορείτε να κάνετε λήψη των παλαιότερων αναθεωρήσεων κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο σημάδι. Μπορείτε να εμφανίσετε/αποκρύψετε καταχωρίσεις λήψης και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο. Μπορείτε να διαγράψετε μια συγκεκριμένη αναθεώρηση κάνοντας κλικ στο εικονίδιο. Το αρχείο μπορεί να αντιγραφεί ή να μετακινηθεί σε άλλο φάκελο ή ακόμα και έργο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο. Στη συνέχεια, αναμένεται να επιλέξετε έναν φάκελο -στόχο και έργο. Το αρχείο αντιγράφεται ή μετακινείται με ένα κλικ στο αντίστοιχο κουμπί Αντιγραφή ή Μετακίνηση.

Ως διαχειριστής έργου βλέπετε επίσης στατιστικά στοιχεία για το ποιος, πότε και πόσες φορές έχει κατεβάσει μεμονωμένες εκδόσεις.

Μπορείτε να προσθέσετε νέα αναθεώρηση κάνοντας κλικ στο σύμβολο συν + δίπλα στον τίτλο Νέα αναθεώρηση στο επάνω μέρος της σελίδας. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:

Μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο, την περιγραφή και να προσθέσετε ένα νέο σχόλιο. Εάν προσθέσετε ένα νέο αρχείο (Νέο περιεχόμενο), μια νέα έκδοση θα εκχωρηθεί αυτόματα σε αυτό. Μπορεί να είναι είτε μια δευτερεύουσα έκδοση (εάν η προηγούμενη έκδοση ήταν x.1, η νέα έκδοση θα είναι x.2, συνήθως για μικρές αλλαγές στο έγγραφο), ή μια σημαντική έκδοση (αν η προηγούμενη έκδοση ήταν 1.x, η νέα έκδοση θα είναι 2.0, συνήθως για εκτεταμένες αλλαγές στο έγγραφο).

Όταν ολοκληρώσετε όλες τις ρυθμίσεις του εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία και προσθέστε μια νέα αναθεώρηση.

Ειδοποιήσεις

Ο διαχειριστής του έργου ή ο διαχειριστής είναι δυνατό να ενεργοποιήσει / απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις για κάθε φάκελο εγγράφου ή εγγράφου. Εάν η σημαία ειδοποίησης είναι ενεργοποιημένη, αποστέλλεται μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την αλλαγή της κατάστασης του εγγράφου (δημιουργία, αλλαγή, έγκριση). Οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προέρχονται από τη λίστα των μελών του έργου. Οι ρυθμίσεις ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των μεμονωμένων χρηστών λαμβάνονται υπόψη.

Εάν η σημαία ειδοποίησης έχει οριστεί σε ένα φάκελο, αποστέλλονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης εάν κάποια κατάσταση του εγγράφου άλλαξε εντός της υπο-ιεραρχίας φακέλων.

Λάβετε υπόψη ότι όλες οι ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με το Easy DMS αποστέλλονται τόσο για προγραμματισμένα έργα όσο και για έργα που υλοποιούνται. Αντίθετα, οι ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με άλλες οντότητες στο Easy Redmine δεν αποστέλλονται για προγραμματισμένα έργα.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι ενεργοποίησης / απενεργοποίησης των ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το DMS:

  1. Ρυθμίσεις πρόσθετου - Στις ρυθμίσεις plugin, μπορείτε να καθορίσετε αν οι ειδοποιήσεις είναι ενεργοποιημένες ή απενεργοποιημένες για νεοδημιουργημένους καταλόγους. Αυτή είναι η επιλογή "Ειδοποιήσεις προεπιλεγμένων αρχείων" που μπορούν να οριστούν σε Ενεργοποιημένη X Απενεργοποιημένη.
  2. Ρυθμίσεις έργου - Στις ρυθμίσεις του έργου, υπάρχει η καρτέλα "Έγγραφα" και στο εσωτερικό της είναι η επιλογή Ειδοποιήσεις: Προεπιλογή (χωρίς αλλαγή) X Ενεργοποιημένη (Θέλω να λαμβάνω ειδοποιήσεις ακόμα και όταν είναι απενεργοποιημένες) X Απενεργοποιημένη (Δεν θέλω να λαμβάνω ειδοποιήσεις ακόμα και όταν είναι ενεργοποιημένα). Αυτή είναι η ρύθμιση για το μέλος του έργου που είναι συνδεδεμένο αυτήν τη στιγμή.
  3. Ρυθμίσεις βιβλίου διευθύνσεων - Για κάθε κατάλογο υπάρχει ένα εικονίδιο για την ενεργοποίηση και την απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων.
  4. Ρυθμίσεις εγγράφου - Για κάθε έγγραφο, υπάρχει ένα εικονίδιο για την ενεργοποίηση και την απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων.
  5. Ρυθμίσεις χρήστη - Στο προφίλ χρήστη, ο καθένας μπορεί να ορίσει ποιες ειδοποιήσεις επιθυμεί να λάβει.

Ροή εργασίας έγκρισης

Η κατάσταση ροής εργασίας έγκρισης υποδεικνύεται από την κατάσταση ροής εργασίας στη στήλη Ροή εργασίας. Η αρχική κατάσταση είναι Καμία, μετά την εκχώρηση της ροής εργασίας έγκρισης η κατάσταση αλλάζει σε Εκχωρήθηκε.

Για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας έγκρισης που έχει ήδη εκχωρηθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο μενού περιβάλλοντος.

Στην περίπτωση της κατάστασης ροής εργασίας εμφανίζονται οι επόμενοι εγκιβωτιστές.

Διαδικασία ροής εργασιών έγκρισης

Η ίδια η διαδικασία περιγράφεται σαφώς στο παρακάτω διάγραμμα.

Και τώρα βήμα προς βήμα:

1. Εκχωρήστε μια υπάρχουσα ροή εργασιών έγκρισης στο επιλεγμένο έγγραφο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο:    

Στη συνέχεια εμφανίζεται μια φόρμα εκχώρησης ροής εργασίας:

Όλες οι ροές εργασίας για το έργο και την παγκόσμια έγκριση είναι επιλέξιμες. Επιλέξτε μια ροή εργασίας και κάντε κλικ στο κουμπί Υποβολή. Η επιλεγμένη ροή εργασιών αντιστοιχεί στο έγγραφο.

2. Στο επόμενο βήμα η εκχωρηθείσα ροή εργασιών πρέπει να ξεκινήσει κάνοντας κλικ στο εικονίδιο:    

3. Όταν ξεκινήσει η ροή εργασίας, όλοι οι εγκρίνουσες σε συγκεκριμένα βήματα αναμένεται να κάνουν έγκριση. Το έγγραφο είναι κλειδωμένο για να αποφευχθούν όλες οι αλλαγές.

Εάν είστε ένας από τους εγκρίνους του τρέχοντος βήματος έγκρισης, το εικονίδιο είναι clic-able και μπορείτε να κάνετε μια έγκριση κάνοντας κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια εμφανίζεται το έντυπο έγκρισης:

Έχετε τρεις επιλογές εδώ, είτε να εγκρίνετε, να απορρίψετε ή να μεταβιβάσετε το τρέχον βήμα έγκρισης. Σε περίπτωση απόρριψης ή εξουσιοδότησης υποχρεούστε να το σχολιάσετε στο πεδίο κειμένου "Η σημείωση σας ...". Μόνο μέλη του έργου προσφέρονται για ανάθεση. Η απόφασή σας θα επιβεβαιωθεί κάνοντας κλικ στο κουμπί Υποβολή.

4. Εάν μόλις εγκρίνετε το έγγραφο και είστε το τελευταίο άτομο της αλυσίδας έγκρισης. Το έγγραφο εγκρίνεται ως συνέπεια της έγκρισής σας. Η κατάσταση αλλάζει σε "Εγκρίθηκε".

5. Εάν μόλις απορρίψατε το έγγραφο. Η αλυσίδα έγκρισης ολοκληρώνεται αμέσως και το έγγραφο βρίσκεται στην κατάσταση Απόρριψη.

6. Εάν το εγκρίνετε και δεν είστε ο τελευταίος εγκρίνει ή μεταβιβάσετε την έγκρισή σας σε κάποιον άλλο, η έγκριση ροής εργασίας συνεχίζεται.

Σύνδεση

Όλες οι εγκρίσεις ροής εργασίας αποθηκεύονται και είναι διαθέσιμες στο παράθυρο καταγραφής. Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο κείμενο κατάστασης ροής εργασίας:

Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται σύμφωνα με τον πίνακα ως εξής:

Συμβάν

Δέκτης (-οι)

Έχει ξεκινήσει η ροή εργασίας έγκρισης

Όλοι οι εγκιβωτιστές του πρώτου βήματος

Έχει ολοκληρωθεί ένα βήμα ροής εργασιών έγκρισης

Όλοι οι εγκιβωτές του επόμενου βήματος και ιδιοκτήτης ροής εργασίας

Το έγγραφο έχει εγκριθεί

Όλα τα μέλη του έργου

Το έγγραφο απορρίφθηκε

Όλοι οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας και τον ιδιοκτήτη ροής εργασίας

Έχει ανατεθεί ένα βήμα έγκρισης

Ο εκπρόσωπος

Έχει επιτευχθεί ημερομηνία λήξης

Όλοι οι εγκιβωτιστές στο συγκεκριμένο βήμα που δεν έχουν ακόμη εγκρίνει. Αυτές οι ειδοποιήσεις παραβιάζονται κάθε εργάσιμη ημέρα.

Κάδο απορριμμάτων

Αν τα έγγραφα ή οι φάκελοι διαγράφονται από έναν χρήστη, μεταφέρονται στον κάδο απορριμάτων μόνο στην πραγματικότητα και μπορούν να αποκατασταθούν ξανά ή να καταργηθούν οριστικά από το δοχείο απορριμάτων με το δικαίωμα Διαγραφή εγγράφων. Ο κάδος απορριμμάτων είναι διαθέσιμος από το κύριο μενού DMS. Το περιβάλλον εργασίας χρήστη του κάδου απορριμάτων είναι πολύ παρόμοιο με την προβολή εγγράφων εκτός από τα εικονίδια εντολών. Τα νέα εικονίδια εντολών για την επαναφορά και τη διαγραφή φακέλου ή εγγράφου βρίσκονται δίπλα στους διαγραμμένους φακέλους ενός εγγράφου. Μόλις διαγραφεί ένα έγγραφο ή φάκελος από τον Κάδο απορριμάτων, δεν υπάρχει τρόπος να επιστρέψετε!

Προσωπικές ρυθμίσεις

Κάθε μέλος του έργου έχει το δικαίωμα να προσαρμόζει τη συμπεριφορά της μονάδας DMS ως εξής:

Υπάρχουν δύο επιλογές:

Ειδοποιήσεις - Ενεργοποιημένο (προεπιλογή), Απενεργοποιημένο - Εάν απενεργοποιηθεί, δεν θα λάβετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με έγγραφα και αντίστροφα.

Μορφή τίτλου - Τα ονόματα αρχείων των ληφθέντων εγγράφων μπορούν να διαμορφωθούν χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες ετικέτες:

% t - τίτλος εγγράφου

% d - η ημερομηνία μεταφόρτωσης του εγγράφου

% v - έκδοση της τεκμηρίωσης

% i - αναγνωριστικός αριθμός του εγγράφου

% r - αριθμός αναθεώρησης του εγγράφου

Γρήγορες συνδέσεις - Εάν επιλεγεί, αναμένεται να εισαγάγετε το αναγνωριστικό ενός εγγράφου αντί να επιλέξετε το έγγραφο από μια λίστα επιλογής κατά τη δημιουργία μιας σύνδεσης εγγράφου.

Ενεργοποιήστε τη

            Αρχεία & Έγγραφα - Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία και έγγραφα σε θέματα.

            Αρχεία - Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία μόνο σε θέματα.

Αυτή η δυνατότητα παρέχει τη δυνατότητα επισύναψης εγγράφων σε εργασίες. Η νέα φόρμα εργασίας / επεξεργασία περιέχει μια περιοχή μεταφοράς και απόθεσης για τη μεταφόρτωση εγγράφων. Είναι επίσης δυνατό να συνδέσετε υπάρχοντα έγγραφα χρησιμοποιώντας το κουμπί Σύνδεσμος από. Τα συνημμένα έγγραφα αποθηκεύονται σε φακέλους συστήματος που είναι ορατά από τη διεπαφή χρήστη ανάλογα με τα δικαιώματα.

 

Πώς να δείτε δραστηριότητες που σχετίζονται με το Easy DMS

Όλες οι αλλαγές που σχετίζονται με την αναθεώρηση του αρχείου καταγράφονται ως δραστηριότητες.

 

Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων του WebDAV

Η ενότητα εγγράφων του έργου μπορεί να τοποθετηθεί ως φάκελος ιστού. Σε ένα τοποθετημένο φάκελο διατίθεται πλήρης δομή εγγράφου και φακέλου. Όταν ένας χρήστης πραγματοποιεί μια ενέργεια όπως λήψη / μεταφόρτωση ενός εγγράφου ή δημιουργία ενός νέου φακέλου εγγράφεται αυτόματα σε DMS και έχει το ίδιο αποτέλεσμα με τη λειτουργία που θα γίνει στη διεπαφή ιστού του DMS.

Για την τοποθέτηση εγγράφων έργου στο σύστημα MS Windows ανοίξτε τα Έγγραφα, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο Υπολογιστής στο δέντρο και επιλέξτε Μονάδα δίσκου βάσης. Συμπληρώστε τη διεύθυνση URL της μονάδας εγγράφων έργου με την ακόλουθη μορφή:

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

Στο επόμενο βήμα θα σας ζητηθεί να συνδεθείτε και σε περίπτωση επιτυχούς σύνδεσης θα εμφανιστεί ένας νέος φάκελος με τα έγγραφα του έργου.

 

Αντιμετώπιση προβλημάτων WebDAV

Παρά το γεγονός ότι το πρωτόκολλο WebDAV είναι ένα πρότυπο που χρησιμοποιείται για πρόσβαση σε τοποθεσίες δικτύου, ο πελάτης ενδέχεται να αντιμετωπίσει πολλά προβλήματα, ιδίως στα MS Windows. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την αντιμετώπιση των σφαλμάτων που προκύπτουν κατά τη χαρτογράφηση μιας μονάδας δίσκου δικτύου μέσω WebDAV.

Microsoft Windows

Αυτό εξαρτάται από το επίπεδο ενημέρωσης που βρίσκεστε στα παράθυρα. Παρακαλώ αναφερθείτε σε αυτό το άρθρο Για περισσότερες πληροφορίες.

Windows 10, 8.1, 8 και 7

Τα Windows 10, 8.1 και 8 χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες WebClient για να συνδεθούν σε διακομιστές WebDAV, από προεπιλογή η υπηρεσία WebClient είναι απενεργοποιημένη, επομένως πρέπει να την ενεργοποιήσουμε και επίσης να αλλάξουμε την υπηρεσία για αυτόματη εκκίνηση κατά την εκκίνηση των Microsoft Windows:

Στη συνέχεια ξεκινήστε το και αλλάξτε τον τύπο εκκίνησης σε αυτόματα:

Χρησιμοποιώντας το CMD

Ελέγξτε εάν εκτελείται η υπηρεσία WebClient και ορίστε την επιλογή "Έναρξη αυτόματα". Από μια γραμμή εντολών, μπορείτε να ξεκινήσετε τις υπηρεσίες WebClient πληκτρολογώντας

net start webclient

Πρέπει να εκτελέσετε το cmd.exe με αυξημένα δικαιώματα αν έχετε UAC ενεργοποιημένη. BasicAuthLevel


Αναζήτηση σε πλήρες κείμενο DMS

Η αναζήτηση πλήρους κειμένου DMS είναι εύκολα προσβάσιμη στα έγγραφα κάνοντας απλώς κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Documents DMS" στο μενού σύνθετης αναζήτησης.


Δοκιμάστε το Easy Redmine σε δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρεις δυνατότητες, προστασία SSL, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, στη γεωγραφική σας τοποθεσία