Πώς να εκτιμήσετε έργα στο Redmine

Όλα αυτά μιλούν πολλά για το πόσο σημαντική είναι η εκτίμηση στη διαχείριση έργων. Εκτίμηση χρόνου είναι ένα σημαντικό στοιχείο του έργου και η αναποτελεσματική διαχείριση του χρόνου μπορεί να οδηγήσει σε αναπόφευκτες καθυστερήσεις και υπερβάσεις κόστους, κάτι που θα ήθελε να αποφύγει ο διαχειριστής του έργου με κάθε κόστος.

Η εκτίμηση των κρίσιμων μεταβλητών όπως ο χρόνος μπορεί να διαδραματίσει καθοριστικό ρόλο στον προσδιορισμό της έκτασης της επιτυχίας ενός έργου και ως εκ τούτου, οι εκτιμήσεις του έργου δεν πρέπει ποτέ να θεωρούνται δεδομένες.

Πώς να διασφαλίσετε την αποτελεσματική εκτίμηση των έργων;

Ενώ η εκτίμηση του χρόνου μπορεί να φαίνεται εύκολη υπόθεση από την εμφάνισή της, σίγουρα δεν είναι. Όπως δήλωσε το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI), «Η εκτίμηση δεν είναι ένα γεγονός, είναι μια διαδικασία!». Εκτίμηση ενός έργου βασισμένος στην κρίση και η διαίσθηση είναι βέβαιο ότι θα αποτύχει επειδή το στοιχείο της προκατάληψης μεταξύ των ανθρώπων οδηγεί σε υπερβολικά αισιόδοξες και μερικές φορές υπερβολικά απαισιόδοξες εκτιμήσεις.

Εκτίμηση έργων με χρήση Redmine

Με βάση τα όσα δήλωσε η PMI, η εκτίμηση των έργων είναι μια συνεχής διαδικασία που χρειάζεται τακτική συμβολή και παρέμβαση από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, προκειμένου ένα έργο να γλιστρήσει προς έγκαιρη ολοκλήρωση.

1. Επιλογή δραστηριοτήτων

Αρχικά, θα πρέπει να προσθέσετε / ενεργοποιήσετε δραστηριότητες για τις οποίες θα εκτελεστούν εργασίες και ο χρόνος θα καταγραφεί και επιλέξτε έργα στα οποία θα συμμετάσχει η δραστηριότητα. Αυτό μπορεί να γίνει μεταβαίνοντας στη Διαχείριση >> Κατηγορίες >> Δραστηριότητες (χρόνος που ξοδεύτηκε). Μπορείτε απλά να προσθέσετε ή να ενεργοποιήσετε μια ήδη προστιθέμενη δραστηριότητα και να επιλέξετε τα πλαίσια για έργα στα οποία ανήκει αυτή η δραστηριότητα.

2. Προσθήκη ή Επιλογή εργασίας

Μια εργασία, επίσης γνωστή ως αντικείμενο εκτίμησης, είναι αυτό που πρόκειται να μετρήσετε το χρόνο για μια εκτίμηση. Η προσθήκη μιας εργασίας ή η επιλογή μιας είναι πολύ απλή και απαιτεί από εσάς να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις >> Δραστηριότητες (αφιερωμένο χρόνο). Εδώ, μπορείτε είτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα εργασία για να καταγράψετε χρόνο είτε να προσθέσετε μια νέα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Νέα εργασία". Αυτός ο πίνακας ελέγχου σας δίνει επίσης μια πρόσθετη επιλογή είτε ενεργοποίησης της επιλογής δραστηριότητας κατά τη δημιουργία μιας εργασίας είτε κατά την καταγραφή του χρόνου.

3. Χρόνος καταγραφής

Φυσικά, ο χρόνος καταγραφής είναι το πιο σημαντικό βήμα για τη μέτρηση και την εκτίμηση έργων και το Redmine παρέχει πολλούς τρόπους για να το κάνει.

Καταγράψτε το χρόνο απευθείας από μια εργασία

Ο πίνακας εργαλείων σάς επιτρέπει να εκτελείτε πολλές λειτουργίες εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της καταγραφής του χρόνου. Ο πίνακας ελέγχου εμφανίζει πολλές επιλογές και μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Χρόνος καταγραφής σε μια εργασία.

Ώρα καταγραφής από τη λίστα εργασιών

Μπορείτε επίσης να χρόνος καταγραφής από μια λίστα εργασιών αν θέλετε και η διαδικασία είναι πολύ απλή. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μεταβείτε στη λίστα εργασιών. Μόλις η λίστα εργασιών είναι μπροστά σας, απλά πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στη σχετική εργασία για την οποία θέλετε να καταγράψετε χρόνο. Κάνοντας δεξί κλικ στην εργασία, εμφανίζεται ένα μενού, δίνοντάς σας πολλές επιλογές για να διαλέξετε, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής για καταγραφή του χρόνου.

Χρόνος καταγραφής χρησιμοποιώντας το κουμπί έναρξης εργασίας

Ένας άλλος εύκολος και διαδραστικός τρόπος αυτόματης καταγραφής χρόνου για μια εργασία είναι να χρησιμοποιήσετε το κουμπί έναρξης εργασίας στο μενού λειτουργιών εργασιών. Απλά πρέπει να επιλέξετε την αντίστοιχη εργασία και θα εμφανιστεί μια σειρά επιλογών.

Όταν θέλετε να αρχίσετε να συνδέεστε εγκαίρως, πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί «Έναρξη εργασίας» στον πίνακα και ο χρονοδιακόπτης θα ξεκινήσει αυτόματα να λειτουργεί. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί παύσης για να σταματήσετε προσωρινά το χρονόμετρο πριν το συνεχίσετε ή να το ολοκληρώσετε.

Μόλις πατήσετε το κουμπί «Τέλος», ο χρονοδιακόπτης σταματά και η σελίδα καταγραφής χρόνου συμπληρώνεται αυτόματα. Αυτό είναι αναμφισβήτητα το πιο βολικό και πρακτικός τρόπος σύνδεσης στο χρόνο και επινόηση εκτιμήσεων.

4. Εμφάνιση και ανάλυση του καταγεγραμμένου χρόνου

Δεν μπορείτε να σχεδιάσετε εκτιμήσεις έργων χωρίς να αναφέρετε και να αναλύσετε τον καταγεγραμμένο χρόνο για διαφορετικές εργασίες και δραστηριότητες. Συνεπώς, Το Redmine παρέχει πολλές μεθόδους για την εμφάνιση και την κατηγοριοποίηση του καταγεγραμμένου χρόνου, σύμφωνα με τις απαιτήσεις και την ευκολία σας.

Αναφορά με προσωπική δήλωση

Ο πίνακας ελέγχου προσωπικής δήλωσης σάς επιτρέπει να ομαδοποιείτε τον χρόνο που έχετε καταγράψει κατά ημέρες, εβδομάδες, μήνες, χρόνια ή ακόμη και ένα προσαρμοσμένο χρονικό πλαίσιο της επιλογής σας. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να μεταβείτε στην ενότητα Περισσότερα >> Προσωπική δήλωση >> Λεπτομέρειες >> Επιλογές, όπου μπορείτε να βρείτε την επιλογή «Αποτελέσματα ομάδας». Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε ένα χρονικό πλαίσιο της δικής σας επιλογής και να εμφανίσετε τις καταγεγραμμένες καταχωρήσεις χρόνου.

Αναφορά με χρήση προσωπικών ενοτήτων σελίδας

Το Redmine σάς επιτρέπει επίσης να αναφέρετε καταγεγραμμένο χρόνο χρησιμοποιώντας μια διαδραστική και γραφική ενότητα και χρησιμοποιώντας το Προθήκη προσωπικών ενοτήτων σελίδας. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να εμφανίζετε ή να αναφέρετε τις καταχωρημένες καταχωρήσεις χρόνου σας ως λίστα ή γράφημα, καθιστώντας εύκολη την κατανόηση και ερμηνεία. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη λειτουργία επεξεργασίας σελίδας >> Προσθήκη νέας ενότητας >> Διαμόρφωση χρονικής περιόδου και μορφής εξόδου.

Αναφορά μέσω προβολής ημερολογίου

Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τον καταγεγραμμένο χρόνο χρησιμοποιώντας μια προβολή ημερολογίου, μεταβαίνοντας στη λειτουργία επεξεργασίας σελίδας >> Προσθήκη νέας λειτουργικής μονάδας (ημερολόγιο αφιερωμένου χρόνου) και διαμόρφωση του χρονικού πλαισίου από τις διαθέσιμες επιλογές.

Συμπέρασμα

Τώρα που έχουμε διαπιστώσει τη σημασία της εκτίμησης έργων, είναι σημαντικό να το κατανοήσουμε αποτελεσματική παρακολούθηση του χρόνου είναι η πιο σημαντική προϋπόθεση για τη λήψη εκτιμήσεων με δυνατότητα δράσης και το Redmine παρέχει μια πολύ βολική και διαδραστική πλατφόρμα, εξοπλισμένη με πολλές δυνατότητες και πίνακες εργαλείων, για να το πράξει.

Αν ένα διευθυντής έργου μπορεί να διασφαλίσει ότι υπάρχει ένας αποτελεσματικός μηχανισμός παρακολούθησης του χρόνου, η εκτίμηση του έργου μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική και οι πιθανότητες υπέρβασης του χρόνου και του κόστους μειώνονται δραστικά.