Διαχείριση πόρων και Redmine – Τι πρέπει να γνωρίζετε ως αρχάριος

Άλλοι παράγοντες που επηρεάζουν τη διαδικασία προσαρμογής των πόρων είναι η διάρκεια και η απαίτηση κάθε έργου. Αυτό σημαίνει ότι Η κατανομή των πόρων εξαρτάται από τη φύση και το είδος των έργων. Έχοντας υπόψη αυτούς τους παράγοντες, οι διευθυντές πρέπει να προβλέψουν τους πόρους που απαιτεί μια εργασία. Για αυτό, ένας διευθυντής θα πρέπει να έχει τις κατάλληλες δεξιότητες για να προσδιορίσει το κόστος και τη διαθεσιμότητα των πόρων επίσης. Εκτός από αυτές τις δεξιότητες, ένας έμπειρος και ικανός διευθυντής εκσυγχρονίζει τη διαδικασία διαχείρισης πόρων χρησιμοποιώντας ένα αποτελεσματικό εργαλείο όπως π.χ. Redmine.

Πώς υποστηρίζει το Redmine τις ομάδες διαχείρισης πόρων;

Το Redmine περιέχει πολλές δυνατότητες που επιτρέπουν στους διαχειριστές να εξισορροπούν τους πόρους τους. Το εργαλείο δίνει τη δυνατότητα στις ομάδες να εκτιμήσουν τις προμήθειες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Αποτελεσματικός διαχείριση των πόρων εξοικονομεί χρόνο, κόστος και βελτιώνει την παραγωγικότητα που αντικατοπτρίζεται στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων. Επομένως, ένας ικανός διαχειριστής δεν θα συμβιβαστεί ποτέ με την κατανομή των πόρων. Μερικά οφέλη από τη χρήση του Redmine για διαχείριση πόρων είναι:

1. Ενισχύστε τη δέσμευση των εργαζομένων

Η διαχείριση πόρων απαιτεί συνεχή επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων. Αυτός είναι ο λόγος που οι διαχειριστές λαμβάνουν μέτρα για τη μείωση των φραγμών επικοινωνίας. Όταν οι εργαζόμενοι συνεργάζονται ελεύθερα με τους επόπτες της ομάδας, μπορούν μοιραστείτε ιδέες και επικοινωνήστε πώς οι περιορισμένοι πόροι προκαλούν προβλήματα. Μπορούν επίσης να εξηγήσουν τις επιπτώσεις, δηλαδή, οι εργαζόμενοι δεν θα μπορούν να ολοκληρώσουν ένα έργο στην ώρα τους.

Στην περίπτωση αυτή, Το Redmine λειτουργεί ως λογισμικό προγραμματισμού και βοηθά στον εντοπισμό της κατανομής πόρων σε εργασίες. Πέρα από αυτό το χαρακτηριστικό, εξαλείφει τον κίνδυνο των πόρων που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις και υπερπροσαρμοσμένους. Και οι δύο περιπτώσεις επηρεάζουν αρνητικά την παραγωγικότητα και διαταράσσουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ο λόγος που πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εμπιστεύονται τη διαχείριση πόρων στο Redmine είναι ότι προσφέρει υπευθυνότητα ενώ παράλληλα αναπτύσσει τις δεξιότητες των εργαζομένων.

Διαχείριση πόρων στο Easy Redmine

2. Έλλειψη πόρων διεύθυνσης

Οι επιχειρήσεις εξελίσσονται πάντα με νέα έργα και καθήκοντα. Ωστόσο, όταν οι εργαζόμενοι δεν είναι σε θέση να εκπληρώσουν τις απαιτήσεις του έργου με δεδομένους πόρους, πρέπει να επικοινωνήσουν. Χρειάζονται ένα κεντρικό σύστημα για να αναφέρουν τις ελλείψεις στη διοίκηση. Μερικές φορές, οι κατανεμημένοι πόροι δεν ευθυγραμμίζονται με τις απαιτήσεις του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, οι εργαζόμενοι πρέπει να αντιμετωπίσουν άμεσα το πρόβλημα με τους διευθυντές και να ολοκληρώσουν το έργο πριν από τη λήξη της προθεσμίας.

Καθώς το Redmine μπορεί να προωθήσει την εσωτερική επικοινωνία, Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στρέφονται σε αυτό το λογισμικό ανοιχτού κώδικα. Οι δυνατότητες προσαρμογής καθιστούν αυτό το εργαλείο κορυφαία επιλογή για την ιεράρχηση των κατανομών πόρων και την προώθηση καλύτερης επικοινωνίας.

3. Προβλέψτε τα οικονομικά του έργου

Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει πρόβλεψη οικονομικών έργων ενώ διανέμουν πόρους στους υπαλλήλους τους. Πρέπει να λαμβάνουν προληπτικά μέτρα και να ελέγχουν το κόστος του έργου εκ των προτέρων, κάτι που είναι δυνατό με τη δημιουργία συγκεκριμένων γνώσεων. Αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνουν γενικά έξοδα, έσοδα, κόστος και περιθώρια έργου. Λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις ιδέες, οι διαχειριστές μπορούν να βελτιώσουν την κερδοφορία μειώνοντας το κόστος που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός έργου.

Ενσωμάτωση διαχείριση των πόρων εργαλεία όπως το Redmine βοηθά τους ηγέτες των ομάδων προβλέπουν και ελέγχουν το κόστος του έργου σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, οι ομάδες μπορούν να ενσωματώσουν διάφορες εφαρμογές τρίτων και να αναλύσουν το χάσμα μεταξύ της χωρητικότητας των πόρων και της ζήτησης.

4. Προώθηση της διαφάνειας

Κατά κύριο λόγο, η διαφάνεια προάγει την εμπιστοσύνη μεταξύ των ομάδων και της διοίκησης. Επίσης, ενισχύει το ηθικό και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Να θυμάστε ότι το να έχετε την ευτυχία των εργαζομένων σας ως προτεραιότητα θα τους ενθαρρύνει να αποδώσουν καλύτερα. Όχι μόνο αυτό, Η διαφάνεια στην κατανομή των πόρων μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα. Όταν οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγξουν τους πόρους που έχουν ανατεθεί ενώ εργάζονται σε ένα έργο, μπορούν να δημιουργήσουν καλύτερες στρατηγικές. Μπορούν να δημιουργήσουν ρεαλιστικούς στόχους και να ολοκληρώσουν το έργο στην ώρα τους.

Ενσωματώνοντας το Redmine με την επιχείρησή σας, οι διαχειριστές μπορούν να μοιράζονται πλήρεις πληροφορίες έργου με τους υπαλλήλους. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους πόρους. Επιπλέον, εάν ένας υπάλληλος που εργάζεται σε ένα έργο διαπιστώσει ότι οι πόροι είναι ανεπαρκείς, μπορεί να συζητήσει με τους διευθυντές. Όταν τα μέλη της ομάδας προβλέπουν την επάρκεια περιουσιακών στοιχείων και κεφαλαίων, αποφεύγουν να αντιμετωπίσουν προβλήματα στη μέση. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα ομαλότερη επιχειρηματική λειτουργία και μειώνει τους κινδύνους λαθών.

5. Οπτικοποιήστε τη μεγαλύτερη εικόνα

Το Redmine ως εργαλείο διαχείρισης έργων βοηθά τις επιχειρήσεις να οργανώνουν, να διαχειρίζονται και να ολοκληρώνουν έργα έγκαιρα. Διαχείριση πόρων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης έργου και οι διευθυντές δεν πρέπει να κάνουν λάθος με αυτό. Το Redmine έχει πολλές δυνατότητες, όπως γραφήματα και αναφορές πόρων, φίλτρα και παρακολούθηση χρόνου. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν τους διαχειριστές να οπτικοποιήσουν το έργο σε διαφορετικά επίπεδα χρησιμοποιώντας προηγούμενες αναφορές και να προβλέψουν τους εκτιμώμενους πόρους. Οι εταιρείες δεν μπορούν να διαθέσουν τυχαία κεφάλαια σε διαφορετικά έργα. Πρέπει να εξετάσουν κάθε παράγοντα που επηρεάζει τους πόρους.

Πίνακας ελέγχου πόρων στο Easy Redmine

6. Μέγιστη Αξιοποίηση Πόρων

Η αξιοποίηση των πόρων περιλαμβάνει την αξιοποίηση των πόρων στο μέγιστο. Υπάρχει μια φόρμουλα που βοηθά τους μάνατζερ προσδιορίζει την πραγματική χρήση των πόρων. Είναι το ποσοστό του χρόνου εργασίας των πόρων σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Ωστόσο, με το Redmine, οι επόπτες μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη μέγιστη χρήση και να μοιραστούν πληροφορίες με την ομάδα. Επιπλέον, οι ρόλοι και οι περιορισμοί επιτρέπουν στη διοίκηση να παρέχει πληροφορίες στα σχετικά μέλη της ομάδας. Αυτό ενθαρρύνει την εμπιστευτικότητα του έργου διατηρώντας παράλληλα τη διαφάνεια.

Λειτουργίες διαχείρισης πόρων που προσφέρονται από το Redmine

Ορισμένες δυνατότητες για χρήση του Redmine για διαχείριση πόρων περιλαμβάνουν:

• Ημερήσιες, εβδομαδιαίες και μηνιαίες αναφορές σύμφωνα με τους διατιθέμενους πόρους
• Δυνατότητες μεταφοράς και απόθεσης για ενημερώσεις εργασιών και ανάθεση
• Ένταξη με προσέλευση, όπως αργίες και προγραμματισμένες διακοπές που επηρεάζουν τις εργασιακές ικανότητες
• Ενσωμάτωση με το ημερολόγιο όπως προγραμματισμένες συναντήσεις ανάλογα με τον φόρτο εργασίας
• Επιλογές προγραμματισμού με ομάδες και ιχνηλάτες
• Αναφορές πόρων για σαφή οπτικοποίηση. Τα διαγράμματα βοηθούν στην κατανομή πόρων με βάση τις δυνατότητες ενός υπαλλήλου.

Συμπέρασμα

Redmine είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου με πολλές δυνατότητες με δυνατότητες όπως διαχείριση χρόνου, παρακολούθηση ζητημάτων και διαχείριση πόρων. Το εργαλείο ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να χειρίζονται την εργασία δίνοντας προτεραιότητα στην παραγωγικότητα. Εν τω μεταξύ, οι διαχειριστές μπορούν να προγραμματίσουν εργασίες και εκχώρηση πόρων ανάλογα με το έργο. Οι ομάδες μπορούν να προβάλλουν, να τροποποιούν και να διαχειρίζονται έργα σύμφωνα με καθορισμένους ρόλους και περιορισμούς.