Σύνδεση
en

Γλώσσα

  • en
  • de
  • fr
  • es
  • br
  • ru
  • jp
  • kr

Μηχανική μετάφραση

  • bg
  • cs
  • dk
  • gr
  • hu
  • il
  • it
  • pl
  • se
  • tr

Τα πιο συνηθισμένα λάθη κατά την έναρξη ενός νέου έργου

Ημερομηνία:11 / 16 / 2021
Μήκος:8 λεπτά
Μουσικός:Γιακούμπ Ζάνοβιτς
Κοινοποίηση:

Σκεφτείτε τα ζητήματα που έπρεπε να αντιμετωπίσετε κατά τη διαχείριση του τελευταίου σας έργου. Θα συμφωνούσατε ότι μερικά από αυτά είχαν τον πυρήνα τους στη φάση της μύησης; Εάν ναι – και αν πρόκειται να ξεκινήσετε τις εργασίες στην επόμενη δουλειά – αφήστε αυτές τις αποδεδειγμένες και εφικτές συμβουλές να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε ένα νέο έργο με τον σωστό τρόπο.

Γιατί οι διαχειριστές έργων και οι ομάδες υποτιμούν τη φάση έναρξης του έργου;

Δεν είναι ότι οι διαχειριστές έργων είναι τεμπέληδες ή ασυνεπείς. (Ναι, μπορεί επίσης να συμβεί, αλλά πιστεύουμε στοχεύετε να γίνετε ΚΟΡΥΦΑΙΟΣ παίκτης.) Το θέμα είναι ότι οι περισσότεροι ΜΜ βιώνουν μια κατάσταση «πηδώντας-από-ένα-έργο-στο-άλλο». Αν δεν είχατε χρόνο να κλείσετε τη «νοητική πόρτα» πίσω από το έργο που μόλις παραδόσατε ΕΝΩ ήδη βρίσκεστε υπό πίεση να ξεκινήσετε ένα άλλο, πιθανότατα θα αποτύχετε – ή τουλάχιστον θα κάνετε λάθη και κακές αποφάσεις. Επομένως, πριν ξεκινήσετε να τρέχετε το νέο σας μεγάλο έργο, ζητήστε λίγο επιπλέον χρόνο για να ετοιμαστείτε και μετά, συνεχίστε βήμα-βήμα σύμφωνα με τις συμβουλές μας.


«Καλύτερα αφιερώστε μια ή δύο μέρες επιπλέον για να ξεκινήσετε
ένα νέο έργο – για να μπορέσετε να το αγκαλιάσετε
τόσο πρακτικά όσο και διανοητικά».


Πριν την έναρξη

Υπάρχει κάποια δουλειά που πρέπει να γίνει πριν κοινοποιήσετε ένα νέο έργο στην ομάδα σας. Πρώτα απ 'όλα, ξεκινήστε από συνομιλώντας με τον πελάτη και τους ενδιαφερόμενους σχετικά με τα παρακάτω θέματα. Δημιουργήστε ένα νέο mindmap να καταγράψετε όλες τις πληροφορίες, τις σημειώσεις και τις ιδέες σε μια λογική δομή, έτσι θα τα έχετε όλα σε ένα μέρος που είναι απαραίτητο για την μετέπειτα αξιολόγησή τους.


  • Τι θα συμβεί αν αυτό το έργο δεν γίνει ποτέ;

    Σίγουρα, θα μπορούσατε να το ρωτήσετε πιο ευγενικά: «Ποιος είναι ο σκοπός του έργου;» Χρειάζεστε όμως περισσότερα – για να ωθήσετε τον πελάτη σας να σκεφτεί βαθύτερα τον πραγματικό αντίκτυπο και τον σκοπό του έργου. Επομένως, το "Πώς βοηθά αυτό το έργο στην επιτυχία της στρατηγικής σας;" είναι μια πολύ καλύτερη ερώτηση. Θα εκπλαγείτε πόσο συχνά τέτοιες ερωτήσεις αλλάζουν το ίδιο το σύντομο στο τέλος!


  • Μια αληθινή ιστορία: Μια εταιρεία γαλακτοκομικών προϊόντων επικοινώνησε με μια διαφημιστική εταιρεία για να δημιουργήσει μια νέα διαφημιστική καμπάνια για την ενίσχυση των πωλήσεων. Μετά από μια σειρά βαθύτερων ερωτήσεων από το πρακτορείο και αρκετές αποκαλύψεις, η όλη προσέγγιση στο αίτημα άλλαξε. Το πρόβλημα δεν ήταν η έλλειψη διαφήμισης αλλά απλώς τα πολύ μεγάλα φλιτζάνια γιαουρτιού – ήταν απλώς πάρα πολύ φαγητό για τα παιδιά, έτσι δεν τελείωσαν ποτέ όλο το γιαούρτι, κάτι που στη συνέχεια αναστάτωσε τους γονείς γιατί έπρεπε να πετάξουν τα υπολείμματα. Το πρώτο πράγμα που έπρεπε να γίνει, λοιπόν, ήταν να αλλάξει η συσκευασία των προϊόντων από το σημερινό μέγεθος σε μικρότερη. Μόλις ο πελάτης συμφώνησε με αυτήν την αλλαγή, ήρθε η ώρα να δημιουργηθεί μια διαφημιστική καμπάνια που να κοινοποιεί το πιο πρακτικό μέγεθος του προϊόντος.


  • Πόσα χρήματα έχουμε για το έργο;

    Και πάλι, δεν αφορά μόνο το ίδιο το ποσό. Προσπαθήστε να μάθετε αν υπάρχουν κάποιοι επιπλέον πόροι (σε ​​περίπτωση που βρείτε κάποια ειδική λύση) ή αν ο προϋπολογισμός είναι σταθερός. Μην φοβάστε επίσης να μιλήσετε για θέματα όπως η ημερομηνία λήξης των τιμολογίων, ο τρόπος πληρωμής, τα μερίδια από τις επιπλέον πωλήσεις κ.λπ. Θα εκτιμήσετε τις απαντήσεις μόλις σας ρωτήσουν οι ενδιαφερόμενοι για το Δομή κατανομής κόστους και τις ταμειακές ροές του νέου σας έργου.


  • Πότε πρέπει να παραδοθεί το έργο;

    Προσπαθήστε να κάνετε τον πελάτη σας να είναι όσο το δυνατόν πιο ακριβής. «Τον Οκτώβριο» δεν είναι απάντηση. Δεδομένου ότι πιθανότατα υπάρχουν πολλά έργα που εκτελούνται στην εταιρεία σας (και ορισμένα από τα μέλη της ομάδας ενδέχεται να εργαστούν σε περισσότερα από αυτά), θα πρέπει να προσαρμόσετε το χρονοδιάγραμμα όχι μόνο στην επιθυμία του πελάτη σας αλλά και τρέχον χαρτοφυλάκιο έργων της εταιρείας σας.


  • Καθορίστε τον τρόπο επικοινωνίας

    Εξοικονομήστε πολύ άγχος και, τόσο από την πλευρά σας όσο και από την πλευρά του πελάτη σας, ορίστε τα άτομα ή τις ομάδες που θα επικοινωνήσουν μαζί για την πρόοδο του έργου. Έτσι, λαμβάνετε συλλεγμένα και δομημένα σχόλια αντί να λαμβάνετε τόνους χαοτικών e-mail από διαφορετικά άτομα. Συμφωνήστε να χρησιμοποιείτε όσο το δυνατόν λιγότερα κανάλια επικοινωνίας. Όταν επιλέγετε το λογισμικό διαχείρισης έργου, βεβαιωθείτε ότι έχει επίσης ένα εφαρμογή που λειτουργεί ομαλά με έξυπνες ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    TIP: Για πολλά έργα (ιδιαίτερα ψηφιακά και ανάπτυξη λογισμικού), είναι συνιστάται να εργάζεστε ευέλικτα. Σε αυτή την περίπτωση, επωφεληθείτε από τα δύο Ράγκμπι or Kanban σανίδα. Μπορείτε επίσης να το παρουσιάσετε στον πελάτη σας και να εξηγήσετε την αρχή των σπριντ.


Αποτέλεσμα? Μετά από αυτή την προκαταρκτική εναρκτήρια συνεδρία, είστε έτοιμοι να ορίσετε το σιδερένιο τρίγωνό σας που αποτελείται από τον προϋπολογισμό, το πεδίο εφαρμογής και τους χρονικούς περιορισμούς. Τέλεια, σωστά;


«Ξεκινήστε ένα νέο έργο δύο φορές: στο PM-to-client
επίπεδο και μετά με την ομάδα σου».


Πώς να ξεκινήσετε το έργο με την ομάδα σας

Τώρα, όταν γνωρίζετε τις απαντήσεις από τον πελάτη σας, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε στο έργο. Ηρέμησε, οργανωθείτε, και βάλτε την ομάδα σας στο σκάφος.


  1. Φτιάξε την ομάδα σου

    Για να δημιουργήσετε μια ομάδα Dream για το έργο σας, πρέπει πρώτα ελέγξτε τις δυνατότητες των πόρων σας. Λάβετε μια τρέχουσα επισκόπηση των καθυστερημένων εργασιών και ζητημάτων κατανομής ωρών. Λάβετε υπόψη τις διακοπές των μελών της ομάδας και τον πραγματικό φόρτο εργασίας τους. Εάν υπάρχει ένας συγκεκριμένος ρόλος που πρέπει να αναλάβετε, μη διστάσετε να προσλάβετε έναν επαγγελματία εκτός της εταιρείας.

    Αποτέλεσμα: Μια ομάδα που καλύπτει πλήρως τις δυνατότητες χρόνου + φόρτου εργασίας, καταγράφονται στο εργαλείο PM σας.


  2. Ρυθμίστε την εναρκτήρια συνάντηση

    Προσκαλέστε όλους όσους πρόκειται να εργαστούν στο έργο. Παρουσιάστε τα στοιχεία που έχετε μάθει από τον πελάτη σας και δώστε τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας σας να κάνουν ερωτήσεις. Μην απογοητεύεστε εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μερικά από αυτά παρά την προσπάθειά σας πριν από την έναρξη. Αντίθετα, να χαρείτε να μάθετε για την τρύπα πριν πέσετε σε αυτήν!

    TIP: Ανάλογα με το έργο και τη σχέση σας με τον πελάτη, μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε τον πελάτη σας στην εναρκτήρια συνάντηση.

    Αποτέλεσμα: Ενημερώστε με τον πελάτη ή συνεχίστε στη Δομή ανάλυσης εργασίας.


  3. Λάβετε όλες τις επισκόπηση ιδεών

    Εάν διαβάζετε τακτικά τα ιστολόγιά μας, πρέπει να έχετε παρατηρήσει ότι συχνά κατευθύνουμε την προσοχή των αναγνωστών μας χαρτογράφηση μυαλού. Χρησιμοποιήστε το Χαρτογράφηση μυαλού εργαλείο για να επωφεληθείτε από το να έχετε ολόκληρη την ομάδα σε ένα δωμάτιο – ή σε μια κλήση. Καταγράψτε όλα όσα είναι δυνατά για να παραδοθεί ολόκληρο το έργο. Με αυτόν τον τρόπο, δημιουργείτε μια λίστα με ολοκληρωμένες ιδέες και αργότερα μπορείτε να τις δώσετε προτεραιότητα και να μεταφέρετε μερικές από αυτές στις εργασίες.

    Αποτέλεσμα: Μια οπτική λίστα όλων των πιθανών εργασιών, που δημιουργήθηκε από όλα τα μέλη της ομάδας που εργάζονται στο έργο.


  4. Οργανώστε τις εργασίες στο γράφημα Gantt

    Αφού μάθετε ποιες εργασίες πρέπει να παραδοθούν, μπορείτε να τις οργανώσετε στο χρονικό πλαίσιο. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε είναι χρησιμοποιώντας το drag & drop Easy Gantt. Προσθέστε ορόσημα, δευτερεύουσες εργασίες και σχέσεις μεταξύ των εργασιών. Μόλις είναι έτοιμο, μπορείτε να το μοιραστείτε με την ομάδα σας, ώστε όλα τα μέλη να δουν πώς εξαρτάται και σχετίζεται η δουλειά τους.

    Αποτέλεσμα: Μια οπτική οργάνωση εργασιών στο χρονικό πλαίσιο.


«Εάν έχετε ένα επαναλαμβανόμενο είδος έργου,
εξοικονομήστε λίγο χρόνο χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο έργου. "


Συμπέρασμα

Η έναρξη του έργου καθορίζει την όλη πρόοδό του και την τελική παράδοση. Για να αποφύγετε τα πιο συχνά λάθη στην αρχή ενός νέου έργου, χρησιμοποιήστε ένα σύνολο εργαλείων που σας βοηθούν να ενώσετε καλύτερα την ομάδα σας. Πάνω από όλα όμως, αφιερώστε χρόνο με τον πελάτη και συγκεντρώστε βαθιές και λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό του έργου και τις προσδοκίες από αυτό.

Ξεκινάς ένα νέο έργο με τον σωστό τρόπο; Ανετα.

Αναβάθμιση σε βελτιωμένα εργαλεία για σχεδιασμό, διαχείριση και έλεγχο έργων.

Δοκιμάστε το Easy Redmine σε μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών

Πλήρη χαρακτηριστικά, προστατευμένα με SSL, Ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας, στο Geo σας