Τα επτά πιο ακριβά λάθη της διαχείρισης κινδύνων

Δυστυχώς, ο όγκος και η πολυπλοκότητα των κινδύνων αυξάνεται καθημερινά. Από τις ραγδαίες τεχνολογικές εξελίξεις και την αυξημένη συνδεσιμότητα με γεγονότα κρίσης όπως η συνεχιζόμενη πανδημία Coronavirus, οι κίνδυνοι γίνονται όλο και πιο δύσκολο να προβλεφθούν και να αντιμετωπιστούν. Ως αποτέλεσμα, οι διαχειριστές έργων είναι πιο ανοιχτοί σε λάθη και αποτυχίες από ποτέ.

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους συλλογής κατάλληλες πρακτικές διαχείρισης κινδύνου είναι να μάθουμε από τα λάθη των άλλων.

Παρακάτω είναι επτά λάθη διαχείρισης κινδύνων για να αποφύγετε κατά την εκτέλεση ενός έργου.

 

1. Αγνοώντας τις ευκαιρίες

Οι διαχειριστές έργων είναι άνθρωποι. Όπως και οι περισσότεροι άλλοι άνθρωποι, συχνά συνδέουν τον κίνδυνο με κακά πράγματα. Ακόμη και υψηλά εκπαιδευμένοι διευθυντές αγνοούν την πιθανότητα να προκύψει μια ευκαιρία από ένα συμβάν κινδύνου.

Οι επιτυχημένοι διαχειριστές έργων δεν στοχεύουν μόνο στη μείωση του κινδύνου. Αντ 'αυτού, το αναλύουν και βλέπουν τι πρέπει να κάνει για να μετατρέψει τον κίνδυνο σε ευκαιρία. Για παράδειγμα, εάν ένας μεγάλος κίνδυνος απειλεί ένα από τα τρέχοντα έργα σας, μπορείτε να αποφασίσετε να το τοποθετήσετε στο backburner και να ανακατευθύνετε τους πόρους σε μια πιο ελπιδοφόρα προσπάθεια. 

 

2. Σύγχυση αιτιών, γεγονότων και επιπτώσεων

Το πρώτο βήμα σε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου εντοπίζει τους κινδύνους που μπορεί να επηρεάσουν ένα έργο. Ωστόσο, οι ομάδες έργων συχνά αποτυγχάνουν να κάνουν διάκριση μεταξύ αιτιών, γεγονότων και επιπτώσεων. Ως αποτέλεσμα, χάνουν την εστίαση στα πραγματικά γεγονότα κινδύνου.

Μια αιτία κινδύνου είναι μια υπάρχουσα περίσταση που μπορεί να δημιουργήσει ένα συμβάν κινδύνου. Εάν ο προγραμματιστής σας συνδέεται με πάρα πολλά έργα ταυτόχρονα, αντιμετωπίζετε κίνδυνο.

Εν τω μεταξύ, τα συμβάντα κινδύνου είναι περιστατικά που ενδέχεται να προκύψουν ή όχι από αιτία κινδύνου. Ακολουθώντας το παραπάνω παράδειγμα, ο πολυάσχολος προγραμματιστής μπορεί να αποτύχει να δώσει στο έργο σας την προσοχή που του αξίζει ή μπορεί να καταλήξει να εξισορροπήσει με επιτυχία τον φόρτο εργασίας τους.

Ο αντίκτυπος του κινδύνου είναι το αποτέλεσμα ενός συμβάντος κινδύνου. Σε αυτήν την περίπτωση, το συμβάν αποτυγχάνει το έργο σας επειδή ο προγραμματιστής δεν το παρακολούθησε όπως απαιτείται.

Ορίζοντας αυτά στοιχεία κινδύνου σαφώς θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε ακριβώς αυτό που πρέπει να διαχειριστείτε.

 

3. Υπερβολική εξάρτηση από λίστες ελέγχου

Πολλές εταιρείες κάνουν παρόμοια έργα συχνά και οι περισσότεροι από τους κινδύνους που αντιμετωπίζουν θα είναι οι ίδιοι για κάθε έργο. Ένα παράδειγμα είναι μια ομάδα πληροφορικής που ειδικεύεται στη μετεγκατάσταση δεδομένων. Σε τέτοιες καταστάσεις, α λίστα ελέγχου κινδύνου μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο αναγνώρισης κινδύνου.

Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση εκθέτει τις ομάδες σε εφησυχασμό - υποθέτοντας λανθασμένα ότι οι μόνοι πιθανοί κίνδυνοι είναι αυτοί στη λίστα ελέγχου. Ενώ η λίστα ελέγχου είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε, μην ξεχάσετε να σαρώσετε τον ορίζοντα και να εντοπίσετε τυχόν άλλους πιθανούς κινδύνους.

 

4. Υποτιμώντας την πιθανότητα κινδύνου

Μόλις εντοπιστούν όλα τα συμβάντα κινδύνου έργου, το επόμενο βήμα είναι η κατηγοριοποίησή τους βάσει πιθανότητας. Οι κίνδυνοι υψηλής πιθανότητας πρέπει να αντιμετωπιστούν πριν από την εκτέλεση του έργου. Ορισμένοι διαχειριστές έργων υποβαθμίζουν τους κινδύνους σκόπιμα να αποτρέψουν την προσοχή και να προστατεύσουν την αξιοπιστία τους.

Το πρόβλημα με την υποεκτίμηση της πιθανότητας είναι προφανές. Η ομάδα σας ενδέχεται να μην λάβει τα σωστά μέτρα για να μειώσει αυτήν την πιθανότητα και το έργο ενδέχεται να αποτύχει.

 

5. Εστίαση εξ ολοκλήρου στον μετριασμό

Όταν συζητούν πολλές ομάδες έργου απόκριση κινδύνου, το μόνο που μιλάνε είναι μετριασμός. Ωστόσο, ο μετριασμός είναι μόνο μία τεχνική απόκρισης και προορίζεται ειδικά για κινδύνους που αποτελούν απειλές. Για να ανταποκριθείτε σωστά στους κινδύνους, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο απόκρισης που θα εξετάζει τον μετριασμό και άλλες πιθανές προσεγγίσεις, όπως αποφυγή, μεταφορά και αποδοχή.

Ο μετριασμός στοχεύει απλώς στη μείωση της πιθανότητας ή της επίδρασης αρνητικών κινδύνων. Μπορείτε να αντιμετωπίσετε μερικούς κινδύνους καλύτερα με την απόκριση αποφυγής, η οποία συνεπάγεται την εξάλειψη του κινδύνου αντιμετωπίζοντας τις αιτίες. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μεταφορά και να μεταφέρετε έναν άλλο συνεργάτη για να αναλάβετε τον κίνδυνο. Τέλος, εάν καμία άλλη προσέγγιση δεν φαίνεται εύλογη, μπορείτε να επιλέξετε να αποδεχτείτε τον κίνδυνο και να αναπτύξετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης εάν συμβεί το συμβάν.

Η εστίαση αποκλειστικά στον μετριασμό μπορεί να σας κάνει να ξεχάσετε τη σωστή ανταπόκριση για έναν δεδομένο κίνδυνο.

 

6. Μη αποτελεσματική ανάθεση

Ορισμένοι διαχειριστές έργων δυσκολεύονται να αναθέσουν και να αναλάβουν την ευθύνη για άλλα μέλη της ομάδας. Ένα βασικό μέρος του σχεδιασμός απόκρισης κινδύνου είναι να εκχωρηθεί η κυριότητα κάθε κινδύνου. Ως επικεφαλής του έργου, πρέπει να αποφύγετε να αναθέσετε κινδύνους στον εαυτό σας. Αντ 'αυτού, αναθέστε τους κινδύνους σύμφωνα με τα μεμονωμένα σετ δεξιοτήτων της ομάδας σας.

Όλα ιδιοκτήτες κινδύνου πρέπει να εφαρμόσει το σχέδιο απόκρισης, να παρακολουθεί τον κίνδυνο και να εκδίδει αναφορές κατάστασης. Αυτή η δομή δημιουργεί λογοδοσία και καθιστά ένα σχέδιο απόκρισης πιο αποτελεσματικό.

 

7. Μη συνεχής διαχείριση κινδύνων

Δυστυχώς, πολλά έργα εξετάζουν διαχείριση των κινδύνων ως έργο που ξεκινά και τελειώνει κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού έργου. Συμπληρώνουν το μητρώο κινδύνων, το αρχειοθετούν και το ξεχνούν.

Αντιθέτως, διαχείριση των κινδύνων πρέπει να συζητηθεί σε κάθε συνάντηση της ομάδας έργου. Οι ιδιοκτήτες κινδύνων πρέπει να παρέχουν μια σύντομη αναφορά κατάστασης σχετικά με τις ενέργειες απόκρισης που έχουν εκτελεστεί ή προγραμματιστεί. Η ομάδα πρέπει επίσης να αντιμετωπίσει τυχόν νέους πιθανούς κινδύνους και παράγοντες κινδύνου.

Διαχείριση κινδύνου πρέπει να συνεχίσει καθ 'όλη τη διάρκεια ζωής ενός έργου.

 

Το Easy Redmine μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τα δαπανηρά λάθη διαχείρισης κινδύνων

Κάθε επιτυχημένο έργο ακολουθεί μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης κινδύνων. Ωστόσο, τα λάθη κατά τη διαχείριση των κινδύνων είναι πιο εύκολο να γίνουν από ό, τι νομίζετε.

Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να το κάνετε μόνοι σας. Με εύκολη Redmine, μπορείτε να δημιουργήσετε τη ρύθμιση διαχείρισης κινδύνων που ταιριάζει τέλεια στο έργο σας. Εύκολο Redmine's ενότητα διαχείρισης κινδύνων φέρνει καταχωρητές κινδύνων, επισκοπήσεις και αναφορές, ποιοτική και ποσοτική ανάλυση και διαμορφώσιμους δείκτες ακριβώς στα χέρια σας, ώστε να μπορείτε να αναγνωρίζετε, να αναλύετε και να ανταποκρίνεστε στον κίνδυνο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Εγγραφείτε στο Easy Redmine σήμερακαι δώστε στο έργο σας μια επιτυχία.