Ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε κατά τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμού έργου

Η προϋπολογισμός έργου οργανώνει όλες τις εκτιμήσεις κόστους σε κατηγορίες και περαιτέρω σε ένα ενιαίο έγγραφο που αποδεικνύεται εξαιρετικά χρήσιμο σε πολλά στάδια του έργου.

Ο προϋπολογισμός έργου είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία κάθε προϋπολογισμού, και δικαίως. Αυτό το έγγραφο χρησιμοποιείται μόνο ως βάση για πολλαπλές αποφάσεις και μπορεί να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στον καθορισμό της επιτυχίας ενός έργου. Χρησιμεύει επίσης ως μηχανισμός ελέγχου, ο οποίος χρησιμοποιείται για τη μέτρηση της προόδου και του κόστους έναντι, σε τακτά χρονικά διαστήματα, για την ανάλυση της απόδοσης του έργου.

Ένας προϋπολογισμός έργου χρησιμοποιεί πολλαπλές πηγές πληροφοριών συμπεριλαμβανομένης μιας δομής κατανομής εργασίας, ιστορικών πληροφοριών, αρχικός προϋπολογισμός, απαιτούμενοι πόροι, εκτιμήσεις διάρκειας δραστηριότητας και αναμενόμενες διακυμάνσεις.

 

Πώς να προετοιμάσετε έναν επιτυχημένο προϋπολογισμό έργου;

Δεδομένου του πόσο σημαντικού είναι ο ρόλος ενός προϋπολογισμού έργου, είναι σημαντικό ο προϋπολογισμός του έργου σας να είναι ρεαλιστικός και όσο το δυνατόν πιο κοντά στην πραγματικότητα. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι έχετε προετοιμάσει έναν επιτυχημένο προϋπολογισμό έργου.

 

1. Προσδιορίστε μια κατάλληλη τεχνική

Πριν ξεκινήσετε με την προετοιμασία, πρέπει να καθορίσετε μια κατάλληλη τεχνική για τον προϋπολογισμό του έργου σας. Ανάλογα με την ανάλυσή σας για τον τύπο, τη φύση και τους στόχους του έργου σας, μπορείτε να επιλέξετε αναλογικές εκτιμήσεις, εκτίμηση από πάνω προς τα κάτω ή / και παραμετρική εκτίμηση. Ενώ μία από αυτές τις τεχνικές μπορεί να λειτουργεί καλύτερα για ένα συγκεκριμένο έργο, η ίδια τεχνική μπορεί να μην είναι κατάλληλη για ένα άλλο έργο που είναι διαφορετικής φύσης. Κατά συνέπεια, η τεχνική που επιλέγετε για τον προϋπολογισμό του έργου σας πρέπει να ευθυγραμμιστεί καλά με το έργο σας.

 

2. Ανάπτυξη και καθορισμός KPI

Ο προϋπολογισμός του έργου είναι τόσο καλός όσο και του Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs). Τα καλά καθορισμένα KPI θα σας διευκολύνουν στην παρακολούθηση και τη μέτρηση των στοιχείων του προϋπολογισμού του έργου σας. Μπορείτε να ζητήσετε συμβουλές από ειδικούς στο έργο σας και να αναπτύξετε ανάλογα KPI.

 

3. Αξιοποιήστε τα ιστορικά δεδομένα και τα προηγούμενα

Ξεκινώντας με τη χρησιμοποίηση και τη μόχλευση του προϋπολογισμού και της ανάλυσης που έγινε προηγουμένως θα ήταν μια εξαιρετική ιδέα. Όχι μόνο μπορείτε να αναζητήσετε έμπνευση από το είδος των τεχνικών, της ανάλυσης και των πληροφοριών που χρησιμοποιήθηκαν σε προηγούμενα δεδομένα, αλλά μπορείτε επίσης να μάθετε τι δεν πρέπει να κάνετε και τι λάθη να αποφύγετε για τον προϋπολογισμό του έργου που εργάζεστε.

 

4. Ανταλλακτικά χωρίς λεπτομέρειες

Προκειμένου να καταστεί ένας προϋπολογισμός πιο ρεαλιστικός και ακριβής, συμπεριλαμβανομένων όλων των σχετικών λεπτομερειών και δεδομένων είναι το κλειδί. Θα πρέπει να προσπαθήσετε να διασφαλίσετε ότι δεν έχετε παραβλέψει τυχόν πιθανά κόστη και ότι έχετε συμπεριλάβει ακόμη και το μικρότερο κόστος, διότι μπορεί να αποδειχθούν αρκετά σημαντικά ώστε να επηρεάσουν ολόκληρο τον προϋπολογισμό στο μέλλον. Συμβατικά, Η ενσωμάτωση περισσότερων δεδομένων / πληροφοριών στον προϋπολογισμό σας το καθιστά πιο ακριβές. Τούτου λεχθέντος, είναι επίσης ζωτικής σημασίας να μην παρασυρθείτε και να συμπεριλάβετε κάθε άσχετο κομμάτι πληροφοριών, μόνο για χάρη αυτών. Εξαιτίας πόροι και χρονικοί περιορισμοί, πρέπει να έχετε μια ισχυρή κρίση για να αποφασίσετε τι να συμπεριλάβετε και τι όχι.

 

5. Επανεξέταση και επανεξέταση

Όσο ακριβής και αν είναι ο προϋπολογισμός του έργου σας, εξακολουθεί να είναι απλώς μια πρόβλεψη που έχει την τάση να αποκλίνει. Ακόμα κι αν προσπαθείτε να λάβετε υπόψη όλους τους πιθανούς παράγοντες, ο προϋπολογισμός του έργου σας μπορεί να αντιμετωπιστεί με αναπόφευκτους και απρόβλεπτοι παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν τον προϋπολογισμό του έργου σας σε σημαντικό βαθμό. Κατά συνέπεια, η επανεξέταση και ο έλεγχος του προϋπολογισμού σας σε τακτική βάση είναι σημαντική και εάν εντοπίσετε μια ασυμφωνία, πρέπει να αναφέρεται στον σχετικό ενδιαφερόμενο, για να ξεκινήσει η διαδικασία συμφιλίωσης.

 

Λάθη που πρέπει να αποφεύγονται κατά τον προγραμματισμό προϋπολογισμού έργου

Εδώ είναι τα πράγματα που πρέπει να αποφύγετε κατά τον προγραμματισμό και προετοιμασία προϋπολογισμού έργου, προκειμένου να είναι ρεαλιστικό, ακριβές και τελικά επιτυχημένο.

 

1. Βασιζόμενοι βαριά σε προηγούμενα δεδομένα

Ενώ η χρήση προηγούμενων δεδομένων θεωρείται καλή πρακτική, υπάρχει μια λεπτή γραμμή μεταξύ της χρήσης και της εξάρτησης εξ ολοκλήρου από αυτά. Βασιζόμαστε σε μεγάλο βαθμό σε προηγούμενα δεδομένα και δεν ενσωματώνουμε διακυμάνσεις, χρονική αξία και κατάλληλοι πολλαπλασιαστές θα είχε ως αποτέλεσμα την κακή εκτίμηση και τον ανακριβή προϋπολογισμό του έργου τελικά.

 

2. Δεν ορίζει σωστά το πεδίο εφαρμογής

Το πεδίο εφαρμογής ενός έργου πρέπει να καθοριστεί με σαφήνεια εκ των προτέρων, διαφορετικά θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα στον προϋπολογισμό σας στα μεταγενέστερα στάδια του έργου, όπου η διορθωτική δράση θα είχε πολλά μερίδια που σχετίζονται με αυτό. Ένας ελλιπής ορισμός του πεδίου μπορεί να οδηγήσει σε εκτιμήσεις κόστους να παραλείπεται από τον προϋπολογισμό του έργου, το οποίο θα δημιουργούσε τεράστιες αμφιβολίες σχετικά με την αξιοπιστία και την ακρίβεια αυτού.

 

3. Υποεκτίμηση κόστους

Ενώ το να είσαι αισιόδοξος είναι καλό, μπορεί να σε παρασύρει να υποτιμήσεις το κόστος και να παρουσιάσεις μη ρεαλιστικές εκτιμήσεις. Κατά την προετοιμασία ενός προϋπολογισμού έργου, μπορεί να βρεθείτε να θέλετε να υποτιμήσετε το κόστος μόνο για να μειώσετε τις εκτιμήσεις και να βοηθήσετε τον προϋπολογισμό του έργου σας να τηρήσει ορισμένα όρια. Αν και μπορεί να το ξεφύγετε βραχυπρόθεσμα, σίγουρα θα σας ξαναερωτάσει, διότι εάν οι εκτιμήσεις του προϋπολογισμού σας είναι υποτιμημένες και ανακριβείς, θα δυσκολευτείτε να λάβετε πρόσθετα κεφάλαια που εγκρίνονται στα τελευταία στάδια του έργου. τα κενά που δεν καταγράψατε αρχικά.

 

4. Υπερβολική διαθεσιμότητα

Ένα άλλο πράγμα που μπορεί να σας ξεφύγει ενώ σχεδιάζετε έναν προϋπολογισμό έργου είναι ότι θα πρέπει να λογοδοτήσετε για τη διαθεσιμότητα των μελών της ομάδας που εργάζονται στο έργο. Στην ιδανική περίπτωση, θα θέλατε να υπολογίσετε ότι ολόκληρη η ομάδα θα είναι διαθέσιμη στο 100 τοις εκατό του απαιτούμενου χρόνου και θα κάνετε την εκτίμηση του προϋπολογισμού ανάλογα. Ενώ 100% διαθεσιμότητα ακούγεται ελκυστικό, δεν είναι πρακτικά δυνατό στην πραγματικότητα και θα πρέπει να λάβετε υπόψη τόσο την αναμενόμενη όσο και την απροσδόκητη μη διαθεσιμότητα των μελών της ομάδας και να ενσωματώσετε αυτόν τον παράγοντα στον προϋπολογισμό του έργου σας.

 

5. Ξεχνώντας τον συντελεστή φόρων

Ενώ μπορεί να φαίνεται σαν ένα μικρό ζήτημα, μπορεί να καταλήξει να είναι ο λόγος πίσω σημαντικές υπερβάσεις κόστους. Πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλες οι εκτιμήσεις και οι τιμές σας έχουν συντελεστεί σε φόρους, προκειμένου να προετοιμάσετε έναν ακριβέστερο προϋπολογισμό.