Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διαχείριση ευέλικτων έργων

Τι είναι η διαχείριση έργων Agile και πώς προήλθε;

Η έννοια της ευέλικτη μεθοδολογία δημιουργήθηκε για πρώτη φορά το 2001 και αρχικά εκδηλώθηκε για την ανάπτυξη λογισμικού, ωστόσο, η νοοτροπία σύντομα απογειώθηκε και αυτό που ακολούθησε ήταν η εφαρμογή του σε διάφορους κλάδους, με τα ποσοστά υιοθέτησης ευέλικτη μεθοδολογία συνεχίζει να αυξάνεται στις κορυφαίες βιομηχανίες.

Μπαίνοντας σε λεπτομέρειες σχετικά με το τι είναι το Agile, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι το ευκίνητο δεν είναι απλώς μια μεθοδολογία, αλλά μια νοοτροπία που μπορεί να αλλάξει τον τρόπο διαχείρισης και αντίληψης των έργων. Η ευέλικτη μεθοδολογία απαιτεί πιο αποτελεσματική και αποδοτική εργασία και επιτρέπει αξιολόγηση και επανεκτίμηση των διαδικασιών καθώς και το τελικό αποτέλεσμα.

Χρησιμοποιώντας τα σχόλια όλων των ενδιαφερομένων, η ευέλικτη μεθοδολογία πιέζει για συνεπή βελτιστοποίηση και προσαρμογή, σύμφωνα με τον στόχο του προϊόντος / της υπηρεσίας που παρέχεται. Ομοίως, η διαχείριση έργων Agile επικεντρώνεται σε καλά ενημερωμένες αποφάσεις, που προέρχονται από τη συνεργασία μεταξύ όλων των ενδιαφερόμενων μερών ενός έργου.

Βασικές τιμές της ευέλικτης μεθοδολογίας

Η ευέλικτη μεθοδολογία δίνει έμφαση στις συνεχείς βελτιώσεις που βασίζονται σε ανατροφοδότηση για να προσφέρει αξία και εμπνέεται από 4 βασικές τιμές:

• Άτομα και αλληλεπιδράσεις για διαδικασίες και εργαλεία.
  
• Λειτουργικό λογισμικό για ολοκληρωμένη τεκμηρίωση.
  
• Συνεργασία πελατών για διαπραγμάτευση συμβολαίου.
  
• Απαντώντας σε αλλαγή μετά από ένα σχέδιο.
  

 

Οφέλη από την υιοθέτηση ευέλικτης μεθοδολογίας για τη διαχείριση έργων

Η διαχείριση έργων Agile έχει αποδειχθεί εξαιρετικά αποτελεσματική και έχει αυξήσει δραστικά το ποσοστό επιτυχίας των έργων. Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργου δημοσίευσε ένα αναφέρουν το 2015, το οποίο αναφέρει ότι «Οι πολύ ευέλικτοι οργανισμοί έχουν σημαντικά καλύτερα αποτελέσματα σε σύγκριση με τους αντίστοιχους με χαμηλή ευελιξία".

Τα στοιχεία τους δείχνουν ότι η ευέλικτη διαχείριση έργων μπορεί να αυξήσει το ποσοστό των έργων που ικανοποιούν την επιχειρηματική τους πρόθεση κατά 19%, με μια συντριπτική αύξηση κατά 25% στον αριθμό των έργων που ολοκληρώθηκαν εγκαίρως και μια αύξηση 22% στον αριθμό των έργων που ολοκληρώθηκαν εντός προϋπολογισμού. 

Το Agile Project Management οδηγεί τελικά σε μεγαλύτερη ευελιξία στις διαδικασίες, στην καλύτερη χρήση των πόρων, στη βελτίωση των μηχανισμών συνεργασίας και ανάδρασης και στη συνολική καλύτερη προσαρμοστικότητα κάθε έργου.

Βήματα για την εφαρμογή του Agile Project Management

Υπάρχουν πολλά βήματα που απαιτούνται για την επιτυχή εφαρμογή της μεθοδολογίας Agile.

1. Ξεκινήστε καθορίζοντας ένα σαφές σύνολο στόχων και στόχων που θα επιδιώκει το έργο. Είναι σημαντικό για κάθε ενδιαφερόμενο μέρος του έργου να έχει μια σαφή αίσθηση κατεύθυνσης, προκειμένου κάθε ένας από αυτούς να βελτιώσει την παραγωγικότητά τους. Επιπλέον, συνιστάται ιδιαίτερα η λήψη πληροφοριών από όλους τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς του έργου πριν από τη διατύπωση και την κοινοποίηση των στόχων.
   
2. Δεύτερον, ιδανικά θα πρέπει να αρχίσετε να εργάζεστε σε ένα χρονοδιάγραμμα, ξεκινώντας από την πρώτη εργασία στο καθυστερημένο αρχείο, καταλήγοντας στην αναμενόμενη επιτυχημένη ολοκλήρωση του έργου. Δεδομένου ότι η ευκινησία είναι η κύρια έμπνευση, το το χρονοδιάγραμμα πρέπει να είναι περισσότερο προσανατολισμένο στον στόχο. Ένα τέτοιο χρονοδιάγραμμα θα βοηθούσε στη μέτρηση της προόδου και θα επέφερε τροποποιήσεις όπου απαιτείται.
   
3. Στη συνέχεια, θα πρέπει να σπάσετε το έργο σε τμήματα και εργασίες καθορίζοντας σπριντ. Αυτό το βήμα ευθυγραμμίζεται με τον βασικό σκοπό της ευέλικτης διαχείρισης έργων, δηλαδή τη σταδιακή και συνεχή βελτίωση, ενώ αντιμετωπίζει τις αποκλίσεις στην πορεία.
   
4. Η αναδρομική σπριντ είναι ένα άλλο σημαντικό στοιχείο που βρίσκεται στα θεμέλια του ευέλικτη διαχείριση έργου και ως εκ τούτου δεν πρέπει να αγνοηθεί. Οποιοδήποτε περιθώριο για πιθανή βελτίωση πρέπει να προσδιοριστεί στο τέλος κάθε σπριντ, ώστε να διασφαλιστεί ότι οι διαδικασίες τελειοποιούνται με την ολοκλήρωση κάθε σπριντ.
   
5. Μόλις ολοκληρωθεί η ολοκλήρωση ενός έργου, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι έχουν πραγματοποιηθεί συνεχείς βελτιώσεις στην πορεία και όλοι οι ενδιαφερόμενοι του έργου γνωρίζουν τη λειτουργία και πρόοδος του έργου.
   

Πλαίσια εφαρμογής για ευκίνητο

Η αποτελεσματική εφαρμογή της μεθοδολογίας Agile απαιτεί τη χρήση πλαισίων όπως Scrum, Kanban, Lean (LN) και Extreme Programming (XP).

Ράγκμπι

Το Scrum είναι το πιο ευρέως χρησιμοποιούμενο ευέλικτο πλαίσιο για την εφαρμογή ευέλικτων διαδικασιών στην ανάπτυξη, παράδοση και συντήρηση έργων. Το Scrum αναφέρεται στη χρήση επαναληπτικών και σταδιακών πρακτικών και αφορά τη χρήση σύντομων επαναλήψεων, γνωστών ως σπριντ, για την αντιμετώπιση ενός καθορισμένου όγκου εργασίας ή ενός συγκεκριμένου μέρους ενός έργου κάθε φορά. Μέσα από μια ολοκληρωμένη δομή σύντομων συναντήσεων, τον καθορισμό ρόλων και τη χρήση εργαλείων, το scrum οδηγεί σε πιο αποτελεσματικό και αποτελεσματική διαχείριση έργων.

Αυτό το πλαίσιο είναι άκρως κατάλληλο για σύνθετα έργα που είναι προσανατολισμένα στα αποτελέσματα και είναι πρόθυμα να εξυπηρετήσουν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου. Η δομή περιλαμβάνει συνήθως ένα Ράγκμπι Δάσκαλος που είναι υπεύθυνη για τη διεξαγωγή αποτελεσματικών σπριντ που αντιμετωπίζουν το ζήτημα στην ημερήσια διάταξη και για τη λήψη ενημερώσεων σχετικά με την πρόοδο.

Ένας ιδιοκτήτης προϊόντος καθορίζει την κατεύθυνση για ένα σπριντ καθορίζοντας τους στόχους και διατηρώντας ένα «καθυστέρηση προϊόντος, που δηλώνει τι πρέπει να επιτευχθεί και να παραδοθεί. Τα μέλη της ομάδας είναι εκείνα που είναι υπεύθυνα για την επιλογή αντικειμένων από το «καθυστερημένο προϊόν» και για την εκτέλεση της εργασίας, η οποία υποτίθεται ότι θα ολοκληρωθεί σε ένα μόνο σπριντ.

Στη συνέχεια, συλλέγονται σχόλια και κριτικές για το τέλος κάθε σπριντ, από τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου και οι βελτιώσεις ενσωματώνονται για τα επερχόμενα σπριντ. Αυτό συνεχίζεται έως ότου ολοκληρωθεί το τελευταίο στοιχείο στο «καθυστερημένο προϊόν».

 

Kanban

Το Kanban είναι ένα άλλο από τα κορυφαία πλαίσια που χρησιμοποιούνται για την εφαρμογή η ευέλικτη μεθοδολογία, μέσω οπτικοποίησης της ροής εργασίας. Όλο το πλαίσιο είναι χτισμένο γύρω από έναν πίνακα Kanban, το οποίο επιτρέπει ψηφιακή οπτικοποίηση των εργασιών και της προόδου ενός έργου. Ο πιο βασικός και κοινώς χρησιμοποιούμενος πίνακας Kanban απεικονίζει τη ροή εργασίας σε 3 βήματα: Εκκρεμείς εργασίες, Σε εξέλιξη και Τέλος. Ένας πιο σύνθετος πίνακας Kanban μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί όπου απαιτείται.

Κάθε εργασία αντιπροσωπεύεται από μία κάρτα Kanban, η οποία μετακινείται μέσω των τριών βημάτων στον πίνακα Kanban. Αυτό το πλαίσιο βασίζεται επίσης στην παρουσία ενός ενημερωμένου καθυστέρησης και στην ύπαρξη του αποδοτικοί κανόνες εργασίας σε εξέλιξη (WIP) που καθορίζουν τον τρόπο χειρισμού της εργασίας, για να βοηθήσουν την ομάδα να επιτύχει.

Συμπέρασμα

Εύκολη διαχείριση έργου σίγουρα είναι μια χρήσιμη προσέγγιση για τη βελτίωση του ποσοστού επιτυχίας των έργων. Ενώ τα οφέλη αυτής της προσέγγισης είναι συχνά εμφανή καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου και κατά την ολοκλήρωση, είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι δεν θα επιφέρει αλλαγές μέσα σε μια νύχτα, αντίθετα, είναι μια νοοτροπία που επικεντρώνεται στη συνεχή βελτίωση, καθιστώντας την διαδικασία που βρίσκεται σε εξέλιξη.