Mitkä ovat virheet, joita sinun tulisi välttää suunnitellessasi projektibudjettia

Projektibudjetti järjestää kaikki kustannusarviot kategorioihin ja edelleen yhteen asiakirjaan, joka on erittäin hyödyllinen useissa projectin vaiheissa.

Projektibudjetti on yksi tärkeimmistä osista budjettia, ja syystäkin. Tämä yksittäinen asiakirja toimii perustana useille päätöksille ja voi olla tärkeä rooli projectin onnistumisen määrittämisessä. Se toimii myös valvontamekanismina, jota käytetään säännöllisin väliajoin projectin edistymisen ja kustannusten mittaamiseen ja projectin suorituskyvyn analysointiin.

Projektibudjetti hyödyntää useita tietolähteitä, mukaan lukien työn hajautusrakenne, historiallinen tieto, alkuperäinen budjetti, tarvittavat resurssit, toiminnan keston arviot ja odotetut poikkeamat.

 

Kuinka valmistella onnistunut projektibudjetti;

Koska projectibudjetin rooli on niin tärkeä, on tärkeää, että projektibudjettisi on realistinen ja mahdollisimman lähellä todellisuutta. On useita tapoja varmistaa, että olet valmistellut onnistuneen projektibudjetin.

 

1. Määritä sopiva tekniikka

Ennen valmistelun aloittamista sinun on määritettävä sopiva tekniikka projektibudjettiisi. Riippuen projectisi tyypin, luonteen ja tavoitteiden analyysistä, voit valita analogisen arvioinnin, ylhäältä αλά arvioinnin ja/tai parametrisen arvioinnin. Vaikka yksi näistä tekniikoista voi toimia paremmin tietylle projektille, sama tekniikka ei välttämättä sovi toiselle, joka on erilainen luonteeltaan. Siksi projektibudjettiisi valitsemasi tekniikan on oltava hyvin yhteneväinen projektisi kanssa.

 

2. Kehitä ja määritä KPI:t

Projektibudjetti στο yhtä hyvä kuin sen avainsuorituskykymittarit (KPI:t). Υπολογίστε το KPI: t βοηθήσετε να σχεδιάσετε τον προϋπολογισμό σας ως προς την ασφάλεια και τη λειτουργία. Voit pyytää asiantuntijoiden panosta projektissasi ja kehittää asiaankuuluvat KPI:t sen mukaisesti.

 

3. Hyödynnä historiallista tietoa ja ennakkotapauksia

On hyvä idea aloittaa hyödyntämällä aiemmin tehtyä budjetointia ja analyysiä. Et vain voi saada inspiraatiota aiemman datan käyttämistä tekniikoista, analyysistä ja tiedoista, vaan voit myös oppia, mitä ei pitäisi tehdä ja mitä virheitä välttää työskentelemässsäsi.

 

4. Älä jätä yksityiskohtia huomioimatta

Jotta budjetti olisi realistisempi ja tarkempi, kaikkien asiaankuuluvien yksityiskohtien ja tietojen sisällyttäminen on avain. Sinun tulisi yrittää varmistaa, ettet ole jättänyt huomiotta mahdollisia kustannuksia ja olet sisällyttänyt jopa pienimmätkin kustannukset, koska ne saattavat osoittautua riittävän βαφτισέ κουστάνουκσετ. Perinteisesti budjettiin sisällytetyn datan/materiaalin lisääminen tekee siitä tarkemman. Tämän sanottuna on myös tärkeää olla antautumatta ja sisällyttää jokainen epäolennainen tieto vain sen vuoksi. Resurssien και aikarajoitusten vuoksi sinun on tehtävä vahva harkintakyky päätettäessä, mitä sisällyttää ja mitä ei.

 

5. Tarkista ja käy läpi

Vaikka projektibudjettisi olisi kuinka tarkka, se on silti vain ennuste, joka voi poiketa. Vaikka yrittäisit ottaa huomioon kaikki mahdolliset tekijät, projectibudjettisi voi kohdata joitain ennalta arvaamattomia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa siihen merkittävästi. Siksi budjetin tarkistaminen ja käyminen läpi säännöllisesti on tärkeää, ja jos havaitset poikkeaman, se on raportoitava asianomaiselle sidosryhmälle sovitteluprosessin aloittamiseksi.

 

Virheet, joita välttää suunnitellessasi projektibudjettia

Tässä on asioita, joita sinun on vältettävä suunnitellessasi ja valmistaessasi projektibudjettia, jotta se olisi realistinen, tarkka ja lopulta onnistunut.

 

1. Raskaasti luottaminen aiempaan tietoon

Vaikka aiemman tiedon hyödyntäminen on hyvä käytäntö, on hienoinen raja sen käytön ja siitä täysin riippumisen välillä. Raskaasti luottaminen aiempaan tietoon ja muuttujien, ajan arvon ja sopivien kertoimien huomioimatta jättäminen johtaisi huonoon arviointiin ja epätarkkaan projectibudjettiin lopulta.

 

2. Määrittele kunnolla laajuus

Projektin laajuus on määriteltävä selvästi etukäteen, muuten se voi aiheuttaa ongelmia budjetillesi projectin myöhemmissä vaiheissa, joissa korjaavalla toimenpiteellä olisi paljon panoksia. Epätäydellinen laajuuden määrittely voi johtaa kustannusarvioiden jättämiseen projectibudjetista, mikä herättäisi suuria epäilyksiä sen uskottavuudesta ja tarkkuudesta.

 

3. Aliarvioiminen kustannuksista

Vaikka optimistisuus on hyvä asia, se voi houkutella sinua aliarvioimaan kustannuksia ja esittämään epärealistisia arvioita. Projektibudjetin valmistelun aikana saatat haluta aliarvioida kustannuksia vain saadaksesi arviot pienemmiksi ja auttaaksesi projectibudjettiasi pysymään tietyissä rajoissa. Vaikka saatatkin selvitä siitä lyhyellä aikavälillä, se varmasti kostautuu myöhemmin, koska jos budjettiarviosi ovat aliarvioituja ja epätarkkoja, joudut taistelemaan saadaksesi hyvääksyttyä lisäökshemisses , joita et alun perin ottanut huomioon.

 

4. Saatavuuden yliarviointi

Toinen asia, joka saattaa unohtua suunnitellessasi projektibudjettia, on se, että sinun on otettava huomioon tiimin jäsenten saatavuuden puute. Ihanteellisesti haluaisit arvioida, että koko tiimi on saatavilla 100 prosenttia tarvittavasta ajasta ja tehdä budjettiarvio sen mukaisesti. Vaikka "100% saatavuus" kuulostaakin houkuttelevalta, se ei ole käytännössä mahdollista ja sinun tulisi ottaa huomioon sekä odotettu että odottamaton saatavuuden puute tiimin tiimin jäsenilläytät.

 

5. Verojen unohtaminen

Vaikka se saattaa vaikuttaa pieneltä asialta, se voi johtaa merkittäviin kustannusten ylityksiin. Sinun on varmistettava, että kaikki arviot ja tarjoukset sisältävät verot, jotta voit laatia tarkemman budjetin.