Vilka mistag bör du undvika när du planerar en projectbudget

Projektbudgetet διοργανώνει alla kostnadsuppskattningar i kategorier och vidare till ett enda document som visar sig vara mycket användbart vid flera stadier av projectet.

Ett projektbudget är en av de viktigaste delarna av alla budgetar, och med rätta. Detta dokument används ensamt som grund för flera beslut och kan spela en viktig roll för att bestämma projectets framgång. Det fungerar också som en kontrollmekanism som används för att mäta framsteg och kostnader mot, med jämna mellanrum, för att analysera projectets prestanda.

Ett projektbudget använder sig av flera informationskällor, inklusive en arbetsuppdelningsstruktur, ιστορικές πληροφορίες, αρχικός προϋπολογισμός, nödvändiga resurser, uppskattningar av aktivitetens varaktighet och förväntade avvikelser.

 

Hur man förbereder en framgångsrik projectbudget;

Med tanke på hur viktig roll en projectbudget spelar, är det viktigt att din projektbudget är realistisk och så nära verkligheten som möjligt. Det finns flera sätt att se till att du har förberett en framgångsrik projectbudget.

 

1. Bestäm en lämplig teknik

Innan du börjar med förberedelsen måste du bestämma en lämplig teknik for din projectbudget. Beroende på din analys av projectets typ, natur och mål kan du välja analog uppskattning, top-down uppskattning och/eller parametrisk uppskattning. Medan en av dessa tekniker kan fungera bättre för ett visst project kan samma teknik vara olämplig för ett annat project som skiljer sig i natur. Följaktligen måste den teknik du väljer för din projectbudget vara väl anpassad till ditt project.

 

2. Utveckla och definiera KPI:er

En projektbudget är bara så bra som dess Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI:er). Tydligt definierade KPI:er gör det lättare for dig att övervaka och mäta elementen i din projectbudget. Μπορείτε να εισαγάγετε από τον εμπειρογνώμονα στον τομέα του σχεδίου και την εφαρμογή σχετικών KPI:er därefter.

 

3. Dra nytta av historiska data och preudikat

Att börja med att använda och dra nytta av tidigare gjorda budgeteringar och αναλυτής skulle vara en bra idé. Inte bara kan du söka inspiration från vilken sorts tekniker, analys och information som användes i tidigare data, du kan också lära dig vad du inte ska göra och vilka mistag du ska undvika för den projektbudget du arbetarmed.

 

4. Spara inte på detaljerna

Για τον προϋπολογισμό mer realistisk och exakt är det nyckeln att inkludera alla relateda detaljer och data. Du bör försöka se till att du inte har missat några potentiella kostnader och har inkluderat även de minsta kostnaderna eftersom de kan visa sig vara tillräckligt betydelsefulla för att påverka hela budgeten i framtiden. Συμφωνία σετ γορ inkorporering av mer data/info i din budget den mer exakt. Med det sagt är det också viktigt att inte gå för långt och inkludera varje άσχετες πληροφορίες, bara för sakens skull. På grund av resurs- och tidsbegränsningar behöver du ha en stark bedömning för att avgöra vad som ska inkluderas och vad som inte ska.

 

5. Granska och återbesök

Så exakt som din projektbudget kan vara är den fortfarande bara en prognos som har en tendens att avvika. Även om du försöker ta hänsyn till alla potentiella faktorer kan din projektbudget mötas av några oundvikliga och oväntade faktorer som kan påverka din projektbudget i betydande utsträckning. Följaktligen är det viktigt att granska och återbesöka din budget regelbundet och om du identifierar en avvikelse måste den rapporteras till berörda intressenter for att påbörja försoningsprocessen.

 

Σφάλμα στο undvika vid planering στο projectbudget

Här är de saker du måste undvika när du planerar och förbereder en projectbudget, för att den ska vara realistisk, exakt och slutligen framgångsrik.

 

1. Förlita sig tungt på tidigare data

Även om användning av tidigare data anses vara god praxis finns det en fin linje mellan att använda det och att förlita sig helt på det. Att förlita sig tungt på tidigare data och inte inkludera avvikelser, tidsvärde och lämpliga multiplikatorer skulle resultera i dålig uppskattning och en felaktig projectbudget i slutändan.

 

2. Inte definiera omfattningen ordentligt

Omfattningen av ett project måste vara tydligt definierad i förväg, annars kan det orsaka problem for din budget i senare skeden av projectet, där korrigerande åtgärder skulle ha mycket på spel. En ofullständig ορισμός av omfattningen kan resultera i att kostnadsuppskattningar utesluts från projektbudgeten, vilket skulle kasta stora tvivel om dess trovärdighet och noggrannhet.

 

3. Underskatta kostnader

Att vara optimistisk är bra, men det kan locka dig att underskatta kostnader och presentera orealistiska uppskattningar. Σύμφωνα με το förberedelsen av en projectbudget kan du vilja underskatta kostnader bara for att göra uppskattningarna lägre och hjälpa din projectbudget att hålla sig inom vissa gränser. Även om du kanske kommer undan med det på kort sikt, kommer det definitivt att komma tillbaka och plåga dig eftersom om dina budgetuppskattningar är underskattade och felaktiga kommer du att kämpa för att σχεδίαση fådeläck de luckor som du inte tog hänsyn till från början.

 

4. Överskatta tillgänglighet

En annan sak som kan glömmas bort när du planerar en projectbudget är att du måste ta hänsyn till att teammedlemmarna som arbetar på projectet kan vara otillgängliga. Idealt sett skulle du vilja uppskatta att hela teamet kommer att vara tillgängligt 100% av den nödvändiga tiden och göra budgetuppskattningen därefter. Även om "100% tillgänglighet" låter lockande är det inte praktiskt möjligt i verkligheten och du bör ta hänsyn till både förväntad och oväntad otillgänglighet hos teammedlemuderabundget στον ομαδικό παράγοντα του έργου.

 

5. Glömma att inkludera skatter

Även om det kan verka som en liten fråga kan det leda till betydande kostnadsöverskridningar. Du måste se till att alla dina uppskattningar och offertar inkluderar skatter for att kunna göra en mer exakt budget.