Ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμού έργου

Το προϋπολογισμός του έργου Όλες οι εκτιμήσεις κόστους σε κατηγορίες και περαιτέρω σε ένα έγγραφο που αποδεικνύεται χρήσιμο σε πολλά στάδια του έργου.

Ο προϋπολογισμός ενός έργου είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία του προϋπολογισμού, και δικαίως. Αυτό το έγγραφο μόνο του χρησιμοποιείται ως βάση για πολλές αποφάσεις και μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό της επιτυχίας ενός έργου. Λειτουργεί επίσης ως μηχανισμός ελέγχου, ο οποίος χρησιμοποιείται για να μετρήσει την πρόοδο και τα έξοδα, σε τακτικά διαστήματα, για να αναλύσει την απόδοση του έργου.

Ο προϋπολογισμός ενός έργου πολλές πηγές, συμπεριλαμβανομένης μιας δομής διάσπασης εργασιών, ιστορικών πληροφοριών, αρχικού προϋπολογισμού, απαιτούμενων πόρων, εκτιμήσεων δραστηριοτήτων και αναμενόμενων αποκλίσεων.

 

Πώς να προετοιμάσετε ένα πρόγραμμα προϋπολογισμού;

Δεδομένου του κρίσιμου ρόλου ενός προϋπολογισμού έργου, είναι σημαντικό να είναι ρεαλιστικός και όσο το δυνατόν πιο κοντά στην πραγματικότητα. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να δείτε ότι έχετε προετοιμάσει έναν υπολογιστή προϋπολογισμού έργου.

 

1. Καθορίστε μια κατάλληλη τεχνική

Πριν ξεκινήσετε την προετοιμασία, πρέπει να καθορίσετε μια κατάλληλη τεχνική για τον προϋπολογισμό του έργου σας. Ανάλογα με την ανάλυση του τύπου, της φύσης και των στόχων του έργου σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναλογικές εκτιμήσεις, ανωτέρω εκτιμήσεις και / ή παραμετρικές εκτιμήσεις. Ενώ από αυτές τις συγκεκριμένες εργασίες μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα για ένα έργο, η ίδια τεχνική μπορεί να μην είναι κατάλληλη για ένα άλλο έργο που διαφέρει στη φύση του. Επίσης, η τεχνική που επιλέγετε για τον προϋπολογισμό του έργου σας πρέπει να συμβαδίζει με το έργο σας.

 

2. Αναπτύξτε και καθορίστε τους KPIs

Ένας προϋπολογισμός έργου είναι τόσο καλός όσο τα Κύρια Δείκτες Απόδοσης (KPIs) του. Καλά καθορισμένοι KPIs θα καταστήσουν ευκολότερη την παρακολούθηση και τη μέτρηση των στοιχείων του προϋπολογισμού του έργου σας. Μπορείτε να ζητήσετε συμβουλές από ειδικούς εντός του έργου σας και να αναπτύξετε τα σχετικά KPIs αναλόγως.

 

3. Αξιοποιήστε Ιστορικά Δεδομένα και Προηγούμενα

Ξεκινώντας με τη χρήση και την αξιοποίηση προηγούμενων προϋπολογισμών και αναλύσεων που ήταν μια εξαιρετική ιδέα. Όχι μόνο μπορείτε να αντλήσετε έμπνευση από το είδος των τεχνικών, αναλύσεων και πληροφοριών που χρησιμοποιούνται

3. Υποτίμηση Κόστων

Ενώ η αισιοδοξία είναι καλό πράγμα, μπορεί να σας παγιδεύσει στο να υποτιμήσετε τα κόστη και να παρουσιάσετε ανεπαρκείς εκτιμήσεις. Κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού ενός έργου, μπορεί να βρεθείτε να υποτιμήσετε τα κόστη απλά για να καταστήσετε τις εκτιμήσεις χαμηλότερες και να βοηθήσετε τον προϋπολογισμό του έργου σας να τηρήσετε συγκεκριμένα όρια. Ενώ μπορεί να ξεφύγετε από αυτό το σύντομο χρόνο, σίγουρα θα επιστρέψετε για να σας στοιχίσει, επειδή αν οι εκτιμήσεις του προϋπολογισμού σας είναι υποτιμημένες και ανακρίνονται, θα βρεθείτε να αγωνίζεστε να εγκριθείτε επιπλέον κονδύλια στα αργότερα σταδία του έργου, για να καλύψετε τα κενά. που δεν λάβατε υπόψη αρχικά.

 

4. Υπερεκτίμηση Διαθεσιμότητας

Κάτι άλλο που μπορεί να ξεχαστεί κατά τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμού έργου θα πρέπει να λάβετε υπόψη ότι η ποσότητα των μελών της ομάδας που ερμηνεύει