Μετακίνηση δεδομένων από το Jira στο Easy Redmine: Μελέτη περίπτωσης του Aspecta

Στο ταχέως εξελισσόμενο τοπίο των συμβουλευτικών υπηρεσιών πληροφορικής, η Aspecta, μια καινοτόμος εταιρεία συμβούλων πληροφορικής με έδρα τη Σλοβακία, αναγνώρισε την ανάγκη αναβάθμισης των δυνατοτήτων διαχείρισης έργων. Παρά την αξιοποίηση του Jira Software, ενός ισχυρού εργαλείου για τη διαχείριση εργασιών και έργων, αντιμετώπισαν μια κρίσιμη πρόκληση. Η τυπική έκδοση του Jira δεν είχε ολοκληρωμένα χαρακτηριστικά διαχείρισης πόρων και χωρητικότητας, απαραίτητα για τις εκτεταμένες και δυναμικές λειτουργίες της Aspecta.

Η μετάβαση από το Jira στο Easy Redmine ξεκίνησε τον Δεκέμβριο του 2022, με αποκορύφωμα τον Μάιο του 2023. Η μετάβαση προήλθε από την αναζήτηση ενός ενοποιημένου εργαλείου που θα μπορούσε να προσφέρει μια ολοκληρωμένη άποψη της χρήσης χωρητικότητας ενώ διαχειρίζεται απρόσκοπτα έργα και εργασίες. Το Easy Redmine αναδείχθηκε ως η προτιμώμενη λύση λόγω των εκτεταμένων χαρακτηριστικών διαχείρισης πόρων και σχεδιασμού χωρητικότητας, συμπεριλαμβανομένων των προβολών Gantt, της υποστήριξης προϋπολογισμού έργου και ενός ανοιχτού API για εξωτερικές ενσωματώσεις.

Πριν μεταβείτε στο Easy Redmine

Aspecta που χρησιμοποιείται Λογισμικό Jira για την υποστήριξη δραστηριοτήτων διαχείρισης έργων. Ήταν πλήρως επαρκές για τη διαχείριση εργασιών και τα ευέλικτα έργα/καταρράκτες. Ωστόσο, έγινε δεν παρέχεται (στην τυπική έκδοση) τα χαρακτηριστικά διαχείρισης πόρων και χωρητικότητας. Για την Aspecta ως μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία, είναι σημαντικό να έχετε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των πόρων ανά πάσα στιγμή.

Η αποστολή και οι προκλήσεις μας

Προσδοκίες για κάλυψη:

• Για να έχετε μια ολοκληρωμένη προβολή χωρητικότητας και χρήσης πόρων σε ένα εργαλείο με διαχείριση έργου/εργασιών
• Να γνωρίζει τις συνθήκες χρόνου/προϋπολογισμού για όλα τα έργα
• Να έχει δυνατότητες σχεδιασμού και διαχείρισης χαρτοφυλακίου

απαιτήσεις:

• Άποψη Gant με διαχείριση χωρητικότητας/πόρων
• Υποστήριξη προϋπολογισμού έργου σε όλο το παραδοθέν έργο
• Ανοίξτε το API σε εξωτερική ενοποίηση
• Για την υποστήριξη όλων των «τυποποιημένων» δυνατοτήτων όπως παρέχει το Jira Software

Ώρα για εφαρμογή

1. Παρασκευή

Έχουμε δημιουργήσει μια ομάδα πελατών βασικών χρηστών που αναγνωρίζονται ως επί το πλείστον στη διαμόρφωση του Jira και στις εταιρικές διαδικασίες και έχουν ορίσει τους ρόλους/ευθύνες κατά την επερχόμενη υλοποίηση. Ο πελάτης έχει λάβει την εφαρμογή Easy Redmine για παιχνίδι εκ των προτέρων και έχουμε οργανώσει την εκπαίδευση διαχειριστή ως προϋπόθεση για την προγραμματισμένη διαδικασία μετεγκατάστασης.

2. Ρυθμίσεις

Το κύριο μέρος της υλοποίησης ήταν η μετάβαση από το Jira στο Easy Redmine. Το Jira ήταν ακόμα σε παραγωγή (καθημερινή λειτουργία), οπότε έπρεπε να δημιουργήσουμε μια μετανάστευση πολλαπλών βημάτων. Πρώτον: αρχικό, συμπεριλαμβανομένων όλων των δεδομένων που εξάγονται από το μακροχρόνιο ιστορικό της Jira, ενοποίηση δεδομένων (καθαρισμός και διαγραφή περιττών εισαγόμενων αντικειμένων), διαμόρφωση του εργαλείου (συνδυασμός υλοποίησης και έργων γραφείου υποστήριξης, ρύθμιση όλων των πινάκων εργαλείων) και εκτέλεση δεύτερης μετεγκατάστασης λίγο πριν πηγαίνετε ζωντανά.

3. Εκπαίδευση

Εκπαιδεύσαμε πελάτες KEY χρήστες κυρίως με συγκεκριμένες ενότητες όπως το Gantt, τη διαχείριση πόρων και τη διαχείριση συστήματος. Οι εκπρόσωποι του πελάτη ήταν ισχυρές τεχνικές προσωπικότητες, επομένως εστιάζουμε κυρίως σε συμβουλές και κόλπα, και γωνιακές θήκες στο εργαλείο Easy Redmine.

4. Δοκιμές

Μετά την πρώτη μετεγκατάσταση και διαμόρφωση συστήματος, ο πελάτης δοκίμασε όλα τα δεδομένα που μετεγκαταστάθηκαν και την καθημερινή ρουτίνα εντός του εργαλείου. Έχουμε επαναλάβει τη μετανάστευση μερικές φορές για να διευκρινίσουμε τη ροή και να διορθώσουμε μικρά ευρήματα. Λόγω του γεγονότος ότι το εργαλείο ήταν γεμάτο με μεταναστευμένα ιστορικά δεδομένα από το Jira, έτσι ο πελάτης είχε την ευκαιρία να δει ειδικά όλες τις αναφορές όπως το resource mng. ζουν με δεδομένα.

Η εφαρμογή του Easy Redmine έφερε:

• Ενιαία άποψη όλων των πόρων και δυνατοτήτων
• Εντοπισμός κενών αξιοποίησης
• Εξορθολογισμός των δραστηριοτήτων διαχείρισης χαρτοφυλακίου
• Αποτελεσματική διαχείριση εργασιών σε πολλαπλά έργα/δραστηριότητες πελατών

Τα πιο χρησιμοποιούμενα χαρακτηριστικά:

• Διαχείριση εργασιών σε έργα
• Παγκόσμια διαχείριση πόρων – μηνιαία προβολή με προσαρμοσμένο φίλτρο
• Προσαρμοσμένος πίνακας εργαλείων σε όλο το χαρτοφυλάκιο του έργου
• Φύλλα χρόνου και σχετικές αναφορές