Οι Πιο Συνηθισμένοι Λάθος Όταν Ξεκινάτε Ένα Νέο Έργο

Γιατί οι διαχειριστές έργων και οι ομάδες υποτιμούν τη φάση εκκίνησης του έργου;

Δεν είναι ότι οι διαχειριστές έργων είναι τεμπέληδες ή ασυνεπείς. (Ναι, αυτό μπορεί να συμβεί αλλά πιστεύουμε ότι στοχεύετε να γίνετε ένας κορυφαίος παίκτης.) Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι διαχειριστές έργων βιώνουν μια κατάσταση "πήδημα από ένα έργο σε ένα άλλο". Αν δεν είχα χρόνο να κλείσω την "ψυχολογική πόρτα" πίσω από το έργο που μόλις παραδώσατε ΕΝΩ είστε ήδη πίεση να ξεκινήσετε ένα άλλο, πιθανότατα θα αποτύχετε - ή τουλάχιστον θα κάνετε λάθη και κακές αποφάσεις. Επομένως, πριν ξεκινήσετε το νέο μεγάλο έργο σας, ζητήστε λίγο χρόνο για να ετοιμαστείτε και στη συνέχεια, συνεχίστε

Πριν την έναρξη

Υπάρχει κάποιο έργο που πρέπει να γίνει πριν επικοινωνήσετε ένα νέο έργο στην ομάδα σας. Καταρχάς, ξεκινήστε με το να Μιλήστε με τον πελάτη και τους συμμετέχοντες φορείς για τα παρακάτω θέματα. Δημιουργήστε ένα νέο χάρτη νου για να καταγράψετε όλες τις πληροφορίες, σημειώσεις και ιδέες σε μια λογική δομή, έτσι ώστε να μην έχετε όλες σε ένα μέρος, το οποίο είναι απαραίτητο για την αργότερη αξιολόγησή τους.

• Τι συμβαίνει αν αυτό το έργο δεν πραγματοποιηθεί ποτέ;
  
  Σίγουρα, θα μπορούσα να το ρωτήσετε πιο ευγενικά: "Ποιό είναι το σκοπό του έργου;" Αλλά χρειάζεστε περισσότερα - για να πιέσετε τον πελάτη σας να σκεφτείτε πιο βαθιά για την πραγματική επίδραση και τον σκοπό του έργου. Επομένως, η ερώτηση "Πώς βοηθά αυτό το έργο να καταστεί δυνατή η στρατηγική σας;" είναι μια πολύ καλύτερη ερώτηση. Θα εκπλαγείτε πόσο συχνά οι ερωτήσεις που αλλάζουν το σύντομο κείμενο του έργου στο τέλος!

• Μια πραγματική ιστορία: Μια εταιρεία προϊόντων γάλακτος επικοινώνησε με μια διαφημιστική εταιρεία για να δημιουργήσει μια νέα διαφημιστική καμπάνια για να αυξήσει τις πωλήσεις. Μετά από μια σειρά εμβαθυμένων ερωτήσεων από την εταιρεία και αρκετών αποσυναρμολογήσεων, ολόκληρη η προσέγγιση του αιτήματος άλλαξε. Το δεν ήταν πρόβλημα η έλλειψη διαφήμισης, αλλά απλά πολύ μεγάλα κύπελλα για γιαούρτι - ήταν απλά πολύ φαγητό για τα παιδιά, οπότε δεν τελείωναν ποτέ όλο το γιαούρτι, πράγμα που ενοχλούσε τους γονείς επειδή έπρεπε να πετάξουν τα υπόλοιπα. Το πρώτο πράγμα που έπρεπε να γίνει, λοιπόν, ήταν να αλλάξει η συσκευασία των προϊόντων από το τρέχον μέγεθος σε ένα μικρότερο. Μόλις ο πελάτης συμφώνησε με αυτήν την αλλαγή, ήρθε η ώρα να δημιουργηθεί μια διαφημιστική καμπάνια που να επικοινωνήσει με το πιο πρακτικό μέγεθος του προϊόντος.

• Πόσα χρήματα έχουμε για το έργο;
  
  Και πάλι, δεν πρόκειται μόνο για το ποσό αυτό καθαυτό. Προσπαθήστε να μάθετε αν υπάρχουν κάποιοι επιπλέον πόροι (σε ​​περίπτωση που προτείνετε μια ειδική λύση) ή αν ο προϋπολογισμός είναι σταθερός. Μην φοβάστε να μιλήσετε επίσης για θέματα όπως η ημερομηνία λήξης των τιμολογίων, ο τρόπος πληρωμής, τα μερίδια από τις επιπ

  Πώς να ξεκινήσετε το έργο με την ομάδα σας

  Τώρα που γνωρίζετε τις απαντήσεις από τον πελάτη σας, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε στο έργο. Πάρτε το χαλαρά, οργανωθείτε και ενσωματώστε την ομάδα σας.

  
  

  1. Δημιουργήστε την ομάδα σας
     
     Για να δημιουργήσετε μια Ομάδα Ονείρου για το έργο σας, πρέπει πρώτα να ελέγξτε τις δυνατότητες των πόρων σας. Πάρτε μια τρέχουσα επισκόπηση των καθυστερημένων εργασιών και των προβλημάτων ανάθεσης ωρών. Λάβετε υπόψη τις διακοπές των μελών της ομάδας και τον πραγματικό χρόνο εργασίας τους. Εάν υπάρχει ένας συγκεκριμένος ρόλος που πρέπει να αναληφθεί, μην διατυπωθείτε να προσλάβετε μια επαγγελματία από εκτός της εταιρείας.
     
     Αποτέλεσμα: Μια ομάδα που καλύπτει πλήρως τις δυνατότητες χρόνου + φόρτου εργασίας, καταγεγραμμένη στο εργαλείο PM σας.
     
     
     
  2. Διοργανώστε τη συνάντηση
     
     Προσκαλέστε όλους όσους εργαστούν στο έργο. Παρουσιάστε τα γεγονότα που έχετε μάθει από τον πελάτη σας και ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σας να κάνετε ερωτήσεις. Μην απογοητεύεστε αν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μερικές από αυτές παρά την προσπάθεια πριν από τη συνάντηση έναρξης. Αντίθετα, χαρείτε που μάθετε για τον κίνδυνο πριν πέσετε μέσα!
     
     Συμβουλή: Ανάλογα με το έργο και τη σχέση σας με τον πελάτη, μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να προσεγγίσετε τον πελάτη στη συνάντηση έναρξης.
     
     Αποτέλεσμα: Ανασκόπηση με τον πελάτη ή συνέχεια στη Δομή Κατάτμησης της Εργασίας.
     
     
     
  3. Πάρτε μια επισκόπηση όλων των ιδεών
     
     Εάν διαβάζετε τακτικά τα ιστολόγιά μας, πρέπει να παρατηρήσετε ότι συχνά προσελκύουμε την προσοχή των αναγνωστών μας στο χαρτογράφηση μυαλού. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Χαρτογράφηση μυαλού για να εκμεταλλευτείτε το γεγονός ότι ολόκληρη η ομάδα βρ