Η εφαρμογή του Kennisbank 2.0 στην Harmony: Het verhaal van Easy Software.

Το Wat είναι Γνωσιακή Βάση 2.0

Het is de perfecte manier om toegang te krijgen tot de kennis van een bedrijf, geïntegreerd στο Easy Redmine en levert een krachtige set tools om documentatie, handleidingen, processen, kwaliteitsbeheer en andere behoeften te organiziseren en schalenatisnee.

Διαβάστε περισσότερα

Hoe we het hebben gemaakt

• Το Wat εκμεταλλευόταν: Bij Easy Software werd de hoeveelheid interne kennis om te delen te complex voor de vorige oplossing. Το Gewoon een set artikelen in categorieën was niet meer voldoende.
• Αυτό που νιώσαμε είχε: Συναντήσαμε την εφαρμογή Easy Redmine. Het more zeker open-source zijn omdat we het ondersteunen en Easy Redmine zelf λογισμικό ανοιχτού κώδικα είναι.
• Welke oplossing we hebben geselecteerd: BlueSpice περασμένα τέλεια. Είναι ένα εργαλείο ανοιχτού κώδικα, το wiki-εργαλείο gespecialiseerde, το met complexe aanpasbaarheid en integratie met Easy Redmine.

Hoe de migratie heeft plaatsgevonden

Είχαμε al bestaande gegevens στο onze vorige Kennisbank. Εμείς wilden veel ervan overzetten naar de nieuwe oplossing. Zie welke zeven stappen we hebben genomen:

1. Maak de gegevens in de originele Kennisbank schoon - ξεκινήστε το voor de migratie. We raden aan om alle artikelen te sorteren op "laatst bijgewerkt" datum en van oudste naar nieuwste te gaan.

• U zult merken dat veel artikelen van bovenaf eenvoudig kunnen worden verwijderd
• Anderen plaatst u in een specifieke categorie genaamd "ter beoordeling" - u zult ze later bijwerken
• Sommige kunnen onmiddellijk worden bijgewerkt
• De rest kan blijven zoals het is

Δύο ακόμη συμβουλές:

• Als er meer mensen zijn die de artikelen gaan beoordelen, kan het een goed idee zijn om ze op de een of andere manier te taggen of een aangepast veld in te stellen - bijvoorbeeld «Beoordeeld».
• Controleer ook de titels van de artikelen. Als ze problematische symbolen bevatten, kunnen ze problemen veroorzaken tijdens de migratie. Hier zijn enkele tips στο mediawiki.org επί σελιδοποιοί en Wettelijke titeltekens.

Διαβάστε περισσότερα

2. Εγκαταστάτης Kennisbank 2.0 - Technische levering van de functie. Aangezien we op Easy Cloud draaien, gebeurde dit bijna automatisch

3. Doe enkele testmigrations - we waren niet zeker van de uitkomst, dus we deden een testmigratie

• We hebben paginatitels, inhoudsopmaak (koppen, alinea's, links en afbeeldingen) en categorieën gecontroleerd
• We hebben gecontroleerd hoe lang het zou duren (we moesten meer dan 900 artikelen migreren)
• We hebben noodzakelijke wijzigingen aangebracht in de inhoud van de originele Kennisbank op based van onze bevindingen uit de testmigratie
• We hebben de Kennisbank 2.0-toepassing "vernieuwd" - alle gegevens verwijderd

4. Informatie voor onze gebruikers

• We hebben hen geïnformeerd over de datum van productiemigratie = na deze tijd is de primaire kennisbron Kennisbank 2.0. Na deze tijd hebben gebruikers alleen leestoegang tot de originele artikelen (alleen ter referentie en vergelijking) hoe ze er nu uitzien en voorheen
• We hebben een paar rondes van gebruikerstraining en beheerdersvaardigheden gehouden

5. Παραγωγή-εισαγωγή

• De dag kwam dat we op de knop zouden klikken en de migratie werd uitgevoerd
• Na onze eerste controle hebben we de machtigingen voor alle rollen in de originele Kennisbank verlaagd - naar alleen-lezen modus

Bekijk het migratieproces

6. Interne ondersteuning

• Εμείς οι κολέγι μας έρχονται στο προσκήνιο στο πρόγραμμα της Microsoft Teams.
• Er zijn enkele problemen na de migratie in productie gevonden. Aangezien we nog steeds de originele actief hadden, konden we elk problem dienovereenkomstig oplossen

7. Schakel de originele Kennisbank uit

• Na ongeveer 6 weken verdwenen de interne ondersteuningsverzoeken
• We hebben de originele Kennisbank uitgeschakeld van onze Easy Redmine-toepassing
• Κάνουμε ένα εφεδρικό αντίγραφο για να δημιουργήσουμε το plug-in verwijdert

Hoe het bedrijf een verandering accepteerde

Elke verandering in een organisatie kost tijd om volledig geaccepteerd te worden. De startfase είναι het moeilijkst, daarom moeten we onze gebruikers blijven herinneren aan de voordelen van het nieuwe system.

Στο het geval van Kennisbank 2.0 είναι het voordeel duidelijk: als je iets niet weet, probeer dan eerst te zoeken (lampje in de zijbalk). Je ziet resultaten niet alleen in de vorm van de titel van het artikel (zoals in de originele Kennisbank), maar ook in de daadwerkelijke inhoud van de pagina's in één oogopslag => er is een goede kans dat je antwoord krijergens και gaan.

Wanneer een gebruiker snel en gemakkelijk de gewenste kennis vindt, is hij meer geneigd zijn kennis met anderen te delen, als gunst en als gevoel van wederkerigheid.

Hoe de implementatie verliep

Κατηγορίες

Ze zijn geïimporteerd uit de originele Kennisbank, wat geweldig is. Maar de structuur (categorieën en subcategorieën) kon technisch gezien niet worden geïimporteerd. Het eerste wat we deden ήταν de categorieën bekijken waarin de pagina's zijn georganiseerd.

Γνωρίσαμε 3 hoofddimensies van categorieën:

• Doelgroep - voor wie is de pagina het meest nuttig - meerdere opties zijn toegestaan ​​zoals
• Πωλήσεις
• Ανάπτυξη
• Μάρκετινγκ
• Ολοι
• Είδος αρχείου - wat voor soort kennis wordt gedeeld. Uiteindelijk zal elk type zijn eigen sjabloon hebben, zodat ze er allemaal gestandaardiseerd uitzien. Beste praktijk dicteert dat elke pagina slechts één documenttype mag hebben.
• Πολιτική
• Πως να
• Διαδικασία
• Ειδοποιήσεις εκπαίδευσης και ονόματα
• Θέμα - waar gaat de pagina over. Deze structuur kan dieper gaan, omdat er veel onderwerpen zijn in het bedrijf. Αυτή η σελίδα είναι μια πρώτη κατηγορία που δεν είναι διαθέσιμη, αλλά είναι μια καλύτερη κατηγορία.
• Προϊόν
• De kernfuncties
• Resourcebeheer
• Βοήθεια
• Agile συμβούλιο
• Υποδομή
• Backup
• διακομιστή
• Υβριδικό διάλυμα
• Εσωτερική πληροφορική
• ομάδες
• θέα
• υλικού
• Υλικό Gedeelde
• Ατομικό υλικό

Aangezien elke redacteur nieuwe categorieën kan maken, voeren we maandelijkse herzieningen uit zodat er niet te veel onduidelijke of eenmalige categorieën worden gemaakt, een soort opruimen van de structuur zodat hetopet.

Navigatiepagina's

Αυτό είναι ουσιαστικό για τους gebruikers de nieuwe applicatie goed kunnen navigeren. Een natuurlijk item voor navigatie is het hoofdmenu, dat gedeeltelijk aanpasbaar is. Een nuttige extra optie is de startpagina, die de lezers verwelkomt, linkt naar het artikel over best practices voor Kennisbank 2.0 en links naar page's die zijn gewijd aan afdelingen in ons bedrijf.

Door bijvoorbeeld op Marketing klikken, wordt de gebruiker naar de index van Marketingpagina's geleid om doorheen te bladeren. Het bevat ook aanvullende informatie die alleen σχετικό είναι voor die afdeling.

Έχουμε υπερβεί τα κριτήρια ταξινόμησης της πλοήγησης (zoals productinformatie of algemeen bedrijfsbeleid).

Een stap tegelijk

Zodra je je categorieën en navigatiepagina's hebt ingesteld, kunnen gebruikers er al in werken. Het kan in het start een beetje rommelig lijken, daarom hebben we een paar aangewezen beheerders die ervoor zorgen dat er enige orde wordt gehouden.

Εμείς gebruiken nu al een paar maanden Kennisbank 2.0, maar we zijn nog maar net begonnen. Εμείς συνειδητοποιήσαμε ότι είμαστε σε θέση να μάθουμε να είμαστε ιδανικοί για την τέλεια γεωργανοποίηση και την άρση του wiki die alle gebruikers (ongeacht hun ervaring) uit hun hoofd kennen.

We geloven dat het geleidelijk laten groeien van de kennisbank, organisch, πόρτα betrokken gebruikers uiteindelijk leidt tot een betere adoptie, dan wanneer we maanden zouden besteden aan het voorbereiden van een system dat onze gebruikers hard zouden moeten bestuderen om het te begrijpen.

Το Onze aanbeveling είναι om nauwletend te Observer Hoe Gebruikers het gebruiken en kleine incrementele stappen te zetten om meer precieze organisatorische configurates te implementeren, zoals paginasjablonen, typografische regels, enz. Elke stap die het gebruik van de kennisbank zelfs maar enigszins compliceert voor het grotere goed van uw organisatie, moet worden vergezeld van een uitleg van hoe het voordelen biedt voor iedereen die erbij betrokken είναι.

Συμπέρασμα

Wij bij Easy Software hebben het migratie- en implementatieproces afgerond en nu is het jouw beurt. Door deze bovenstaande tips te volgen en inspiratie op te doen, kan alk bedrijf een nieuwe Kennisbank 2.0 implementeren die voldoet aan hun unieke behoeften en hun kennis veilig houdt.

Probeer het δωρεάν