Korleis implementere Kunnskapsbase 2.0 i Harmony: Historia om Easy Software

Kva er Kunnskapsbase 2.0

Det er den perfekte måten å få tilgang til ei bedrift si kunnskap, integrert i Easy Redmine og leverer eit kraftig verktøysett for å organizisere og skalere documentasjon, manualar, prosessar, kvalitetsstyring og andretprettskaphalnande για το.

Les meir

Κορλείς βί σκάπτε δετ

• Kva var utfordringa: Hos Easy Software vart mengda intern kunnskap som skulle delast for kompleks for den tidlegare løysinga. Berre ein vanleg samling av artiklar i kategoriar var ikkje lenger nok.
• Kva vi trengte: Vi var på jakt etter ein spesialisert applikasjon, knytt så tett som mogleg til Easy Redmine. Αυτό είναι ένα οριστικό πρόγραμμα ανοιχτού κώδικα, καθώς και το πρόγραμμα Easy Redmine με ανοιχτό κώδικα.
• Kva løysing vi valde: BlueSpice είναι τέλειο για τον καθορισμό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναζήτηση ανοιχτού κώδικα, να προσθέσετε ειδικό wikiverktøy, να λάβετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα επεξεργασίας και να ενσωματώσετε το Easy Redmine.

Korleis migrasjonen fann stad

Μπορείτε να δείτε όλα τα δεδομένα και τη βάση δεδομένων. Vi ønska å overføre mykje av dette til den nye løysinga. Sjå dei sju stega vi har tatt:

1. Rydd opp i dataene i den opphavlege kunnskapsbasen – ξεκινήστε για μετανάστευση. Vi anbefaler å sortere alle artiklar etter "sist oppdatert" dato og gå frå eldste til nyaste.

• Du vil oppdage at mange artiklar frå toppen kan enkelt slettast
• Andre kan du legge i ein spesifikk kategori kalla "for gjennomgang" – du vil oppdatere dei seinare
• Nokre kan oppdaterast umiddelbart
• Resten kan bli som dei er

Για να ρίξετε συμβουλές:

• Dersom fleire personar skal gjennomgå artiklane, kan det vere ein god idé å merke dei på ein eller annan måte eller setje eit tilpassa τσόχα – για εκθέματα «Gjennomgått».
• Sjekk også titlane på artiklane. Dersom dei inneheld problematiske σύμβολο, kan dei føre til problem under migrasjonen. Οι συμβουλές της στο mediawiki.org om sidetitlar og Lovlege titelteikn.

Les meir

2. Πρόγραμμα εγκατάστασης Kunnskapsbase 2.0 – Teknisk levering av funksjonen. Sidan vi bruker Easy Cloud, vart det gjort nesten automatisk

3. Gjer nokre testmigreringar – vi var usikre på resultatet, så vi gjorde ein testmigrering

• Vi sjekka sidetitlar, innhaldsformatering (overskrifter, avsnitt, lenker og bilete) og kategoriar
• Vi sjekka kor lang tid det ville ta (vi hadde πάνω από 900 άρθρα από τη μετανάστευση)
• Vi gjorde nødvendige endringar i innhaldet i den opphavlege kunnskapsbasen basert på funna frå testmigreringa
• Vi "oppdaterte" Kunnskapsbase 2.0-applikasjonen – fjerna all data

4. Πληροφοριακά στοιχεία για τις βρωμιές

• Vi informerte dei om produksjonsmigrasjonsdatoen = etter denne tida er hovudkunnskapskjelda Kunnskapsbase 2.0. Etter denne tida vil brukarane berre ha lesetilgang til dei opphavlege artiklane (berre for referanse og samanlikning) korleis dei ser ut no og før
• Vi holdt nokre rundar med brukaropplæring og opplæring για διαχειριστή

5. Produksjonsimport

• Dagen kom då vi skulle trykke på knappen og migrasjonen vart køyrd
• Etter vår første sjekk, senka vi tillatelsane for alle roller i den opphavlege kunnskapsbasen – til lesemodus

Sjå migrasjonsprosessen

6. Ασκούμενος

• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συλλογικό πρόγραμμα και το κανάλι σας στο Microsoft Teams der brukarane våre kunne stille spørsmål om funksjonen til Kunnskapsbase 2.0
• Nokre πρόβλημα και μεταναστευτικά προβλήματα και παραγωγή. Sidan vi framleis hadde den opphavlege aktiv, kunne vi løysa kvart πρόβλημα på rett måte

7. Deaktiver opphavleg kunnskapsbase

• Etter omtrent 6 veker avtok førespørslane om intern støtte
• Vi deaktiverte den opphavlege kunnskapsbasen frå vår Easy Redmine-applikasjon
• Vi anbefaler å ta ein sikkerheitskopiering før du avinstallerer tillegget

Korleis selskapet aksepterte ein endring

Kvar endring i ein organisasjon tar tid å bli fullt akseptert. Starten er den vanskeligaste, derfor må vi halde brukarane våre oppdaterte om fordelane med det nye systemet.

Το tilfellet med Kunnskapsbase 2.0 er det opplagt at om du ikkje veit noko, bør du prøve å søke først (glødelampe and sidepanelet). Du vil sjå resultat ikkje berre i form av tittelen på artikkelen (som i den opphavlege Kunnskapsbasen), men også i innhaldet på sidene ved første blikk => det er stor sjanse for at du får svarte gå and året.

Når brukaren enkelt og raskt finn ønska kunnskap frå andre, er dei meir tilbøyelege til å dele sin kunnskap med dei andre, for å gjengjelde tjenesta og følelsen.

Korleis implementeringa gjekk føre seg

Κατηγοριάρ

Dei vart importerte frå den opphavlege Kunnskapsbasen, noko som er flott. Men strukturen (kategoriar og underkategoriar) kunne ikkje teknisk bli importert. Det første vi gjorde var å gjennomgå kategoriane, der sidene er organiserte.

Ξεκινήστε 3 χούφτες για την κατηγορία:

• Målgruppe - for kven er sida mest nyttig - fleire alternativ er tilltne som
• Άλας
• Utvikling
• Marknadsføring
• όλα
• Dokumenttype - kva τύπου kunnskap blir delt. Etter kvart vil kvar type ha sin eigen mal, slik at dei ser standardiserte ut. Beste praksis seier at kvar side berre skal ha éin dokumenttype.
• Όροι
• Κορλέης
• Prosess
• Opplæringsnotat og opptak
• Emne - kva handlar sida om. Denne strukturen kan gå djupare, sidan det er mange tema i selskapet. Å legge til side i ein emnekategori er frivillig - ikkje påkrevd, om det ikkje finst ein passande kategori.
• Προϊόν
• Kjernefunksjonar
• Ressursstyring
• Hjelpeskrivebord
• Εύκαμπτη ταβέλα
• Infrastruktur
• Σκιά
• Τενάρ
• Hybridløysing
• Οικότροφος IT
• Ομάδα
• θέα
• Maskinvare
• Felles maskinvare
• Individuell maskinvare

Sidan kvar redaktør kan opprette nye kategoriar, gjer vi månadlege revisjonar for å unngå at det blir oppretta for mange uklare ein-gongs-kategoriar, ein slags rydding i strukturen for at det ikkje skal bli kaos.

Navigasjonssider

Det er viktig at brukarane kan navigere den nye applikasjonen godt. Ein naturlig del av navigasjonen er hovudmenyen, som delvis kan tilpassast. Eit nyttig tillegg er heimesida, som ønskar lesarane velkommen, lenker til artikkelen om best praksis for Kunnskapsbase 2.0 og lenker til sider dedikert til avdelingar i selskapet vårt.

Ved å klikke på f.eks. Marknadsføring blir brukaren sendt til indeksen for marknadsføringssider for å bla gjennom. Den inneholder også tilleggsinformasjon som er related berre for den avdelinga.

Vi vurderer å bruke navigasjonssider for andre sorteringskriterium (som produktinformasjon eller generelle selskapsretningslinjer).

Eitt steg om gongen

Når du har sett opp kategoriane dine og navigasjonssidene dine, kan brukarane allereie jobbe i det. Det kan verke litt rotte i αρχίζω, derfor har vi nokre utpeika διαχειριστής som passar på at det er litt orden.

Vi har brukt Kunnskapsbasen 2.0 i nokre månader όχι, og vi er berre i startfasen. Vi er klar over at vi er langt frå ein ideell tilstand med ein perfekt organizisert og standardisert wiki som alle brukarar (uavhengig av erfaring) kan utenat.

Vi trur at det er betre å gradvis bygge opp kunnskapsbasen, organisk, gjennom engasjerte brukarar, enn å bruke månader på å førebu eit system som brukarane våre måtte studere hardt for å forstå.

Vår anbefaling er å nøye Observer korleis brukarane bruker det og ta små steg mot å implementere meir presise organisatoriske konfigurasjonar, som sidemalar, typografiregler, osv. Kvar steg som til og med litt kompliserer bruken av kunnskapsbasen til det beste for organisasjonen din, bør følgast opp med ei forklaring på korleis det gagnar alle εμπλεκόμενος.

συμπέρασμα

Vi hos Easy Software er ferdige med migrerings- og implementeringsprosessen, og no er det din tur. Ved å følgje desse tipsa og hente inspirasjon kan alle selskap implementere ein ny Kunnskapsbase 2.0 som møter dei unike behova deira og bevarer kunnskapen deira.

Προβολή δωρεάν