Hur man implementerar Kunskapsbas 2.0 i Harmony: Historien om Easy Software

Vad är Γνωσιακή Βάση 2.0

Det är det perfekta sättet att få tillgång till ett företags kunskap, integrerat i Easy Redmine och ger en kraftfull verktygssats för att organizisera och skala documentation, manualer, processer, kvalitetsstyrning upåochrning και kult.

Διαβάστε περισσότερα

Hur vi skapade det

• Vad var utmaningen: Για το Easy Software blev mängden intern kunskap att dela for complex for den tidigare lösningen. Bara en vanlig uppsättning artiklar i kategorier räckte inte längre.
• Vad vi behövde: Μετά από μια ειδική εφαρμογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μέχρι το Easy Redmine som möjligt. Den måste definitivt vara öppen källkod eftersom vi stöder det och Easy Redmine självt är öppen källkod.
• Vilken lösning vi valde: Το BlueSpice είναι τέλειος ορισμός. Αποκτήστε την εφαρμογή källkodslösning, και ειδικευμένη wikiverktyg, med kompleks anpassningsbarhet και ενσωμάτωση με Easy Redmine.

Hur migreringen ägde ρούμι

Vi hade redan befintliga data i vår tidigare kunskapsdatabas. Μπορείτε να δείτε το mycket av det till den nya lösningen. Se vilka sju steg vi har tagit:

1. Rensa upp data i den ursprungliga kunskapsdatabasen – börja innan migreringen. Vi rekommenderar att sortera alla artiklar efter "senast uppdaterad" datum och gå från äldst till nyast.

• Du kommer att märka att många artiklar från toppen kan helt enkelt raderas
• Andra kan du placera i en specifike kategori som kallas "för granskning" – du kommer att uppdatera dem senare
• Vissa kan uppdateras omedelbart
• Resten kan vara oförändrade

Συμβουλές για την τηλεόραση:

• Om fler personer ska granska artiklarna, kan det vara en bra idé att på något sätt märka dem eller ange ett anpassat fält – till exempel "Granskad".
• Kontrollera också titlarna på artiklarna. Om de innehåller problematiska symboler kan de orsaka problem under migreringen. Χρήσιμες συμβουλές για το mediawiki.org om sidtitlar και Χαρακτηριστικά νομικού τίτλου.

Διαβάστε περισσότερα

2. Εγκαταστήστε το Kunskapsdatabas 2.0 – Teknisk leverans av funktionen. Εφαρμόζεται από το Easy Cloud, είναι αυτόματο

3. Gör några testmigreringar – vi var osäkra på resultatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi kontrollerade sidtitlar, innehållsformatering (rubriker, stycken, länkar och bilder) och kategorier
• Vi kontrollerade hur lång tid det skulle ta (vi hade över 900 artiklar att migrera)
• Vi gjorde nödvändiga ändringar i innehållet i den ursprungliga kunskapsdatabasen baserat på våra resultat från testmigreringen
• Με "uppdaterade" Kunskapsdatabas 2.0-applikationen – εναλλαγή όλων των δεδομένων

4. Πληροφορίες μέχρι våra användare

• Vi informerade dem om productionsmigreringens data = efter denna tidpunkt är primär kunskapskälla Kunskapsdatabas 2.0. Efter denna tidpunkt kommer användare endast ha läsåtkomst till de ursprungliga artiklarna (bara for referens och jämförelse) hur de ser ut nu och tidigare
• Vi höll några omgångar av användarutbildning och administratörsutbildning

5. Produktionsimport

• Dagen kom när vi skulle klicka på knappen och migreringen kördes
• Μετά την αρχική του ελέγχου sänkte vi behörigheterna for alla roller i den ursprungliga kunskapsdatabasen – till läsläge

Se migreringsprocessen

6. Υποστήριξη πρακτικής άσκησης

• Vi utsåg några kolegor och en channel i Microsoft Teams där våra användare kunde ställa frågor om funktionen and Kunskapsdatabas 2.0
• Några problem efter migreringen har upptäckts i produktionen. Eftersom vi fortfarande hade den ursprungliga aktiva, kunde vi lösa varje problem på rätt sätt

7. Inaktivera den ursprungliga kunskapsdatabasen

• Μετά από 6 veckor avtog supportförfrågningarna
• Εύκολη εφαρμογή στο Redmine
• Vi rekommenderar att göra en säkerhetskopia innan du avinstallerar tillägget

Hur företaget accepterade en förändring

Varje förändring i en οργάνωση tar tid att bli fullständigt accepterad. Början är svårast, vilket är varför vi måste fortsätta påminna våra användare om fördelarna med det nya systemet.

I fallet med Knowledge Base 2.0 är det uppenbara att om du inte vet vet något, försök att först söka (glödlampa i sidofältet). Du kommer att se resultat inte bara i form av artikelns τίτλος (som i den ursprungliga Γνωσιακή Βάση), utan också i själva innehållet på sidorna vid första anblicken => det finns en god chans att du får ett anstanshvar.

När användaren enkelt och snabbt hittar önskad kunskap från andra är de mer benägna att dela sin kunskap med de andra, som en återgäldning och känsla.

Hur implementeringen fortskred

Κατηγορίες

Εισαγάγετε από τη Γνωσιακή Βάση, vilket är σουτιέν. Men strukturen (kategorier och underkategorier) kunde inte tekniskt importeras. Det första vi gjorde var att granska kategorierna, i vilka sidorna är organiziserade.

Με την κατηγορία 3 "διαστάσεις" της κατηγορίας:

• Δημοσίευμα - για το θέμα των ειδών και των αγορών - εναλλακτική λύση για το κοινό
• Φρόσλινγκινγκ
• ατημέλητος
• Marknadsföring
• Alla
• Dokumenttyp - vilken typ av kunskap som delas. Till slut kommer varje typ att ha sin egen mall, så att de alla ser standardiserade ut. Bästa praxis säger att varje sida bara ska ha en dokumenttyp.
• Πολιτικές
• Πώς να κάνει κανείς
• Επεξεργαστής
• Träningsanteckningar och inspelningar
• Ämne - vad sidan handlar om. Denna struktur kan gå djupare, eftersom det finns många ämnen i företaget. Att lägga till en sida i en ämneskategori är frivilligt - inte nödvändigt om det inte finns någon lämplig κατηγορία.
• Προϊόν
• Kärnfunktioner
• Resurshantering
• Hjälpdesk
• Agil tavla
• Infrastruktur
• Moln
• διακομιστή
• Hybridlösning
• Οικότροφος IT
• Ομάδα
• θέα
• Χαρντβάρα
• Delad hårdvara
• Individuell hårdvara

Eftersom varje redaktör kan skapa nya kategorier gör vi månatliga översyner så att det inte skapas för många otydliga eller engångsanvända kategorier, en slags strukturtidning så att det inte blir kaotiskt.

Navigeringssidor

Det är kritiskt att användarna kan navigera den nya applikationen väl. En naturlig del för navigering är huvudmenyn, som delvis kan anpassas. Ett användbart tillägg är startsidan, som välkomnar läsarna, länkar till artikeln om bästa praxis for Knowledge Base 2.0 och länkar till sidor som är dedikerade till avdelningar i vårt företag.

Genom att klicka på t.ex. Marknadsföring kommer användaren att dirigeras till indexet för marknadsföringssidor för att bläddra igenom. Αποκτήστε πληροφορίες σχετικά με τις σχετικές πληροφορίες.

Vi överväger att använda navigeringssidor för andra sorteringskriterier (som produktinformation eller allmänna företagspolicys).

Ett steg i taget

När du har ställt in dina kategorier och dina navigeringssidor kan användarna redan arbeta i det. Det kan verka lite rörigt från början, vilket är varför vi har några utvalda administratörer som ser till att det finns ordning.

Vi har använt Γνωσιακή Βάση 2.0 i några månader nu, och vi är fortfarande bara i början. Vi inser att vi är långt ifrån en idealiskt organiziserad och standardiserad wiki som alla användare (oavsett erfarenhet) kan utantill.

Vi tror att det är bättre att gradvis växa kunskapsbasen, organiskt, genom engagerade användare, än att passera månader på att förbereda ett system som våra användare skulle behöva studera athårt förstr

Vår rekommendation är att noga Observer hur användarna använder det och ta små steg mot att implementera mer precisa organizatoriska konfigurator, som sidmallar, typografiregler, κ.λπ. jas av en förklaring om hur det gynnar alla berörda.

συμπέρασμα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Easy Software για τις μεταναστεύσεις- και τις διαδικασίες υλοποίησης και την εφαρμογή του. Genom att följa dessa tips ovan och ta inspiration kan vilket företag som helst implementera en ny Knowledge Base 2.0 som uppfyller deras unika behov och håller deras kunskap säker.

Προσφέρετε δωρεάν