Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να διαχειρίζεστε ευέλικτα έργα;

Τι είναι η Ευέλικτη Διαχείριση Έργων και πώς προέκυψε;

Ο όρος ευέλικτη μεθοδολογία πρωτοεμφανίστηκε το 2001 και αρχικά εφαρμόστηκε στην ανάπτυξη λογισμικού, ωστόσο, η νοοτροπία αυτή σύντομα εξαπλώθηκε και εφαρμόστηκε σε πολλούς τομείς, με τα ποσοστά υιοθέτησης της ευέλικτης μεθοδολογίας να αυξάνονται συνεχώς σε κορυφαίους κλάδους.

Για να κατανοήσουμε τι είναι η Ευέλικτη, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι δεν είναι απλά μια μεθοδολογία, αλλά μια νοοτροπία που μπορεί να αλλάξει τον τρόπο διαχείρισης και αντίληψης των έργων. Η ευέλικτη μεθοδολογία απαιτεί πιο αποτελεσματική και αποτελεσματική εργασία και επιτρέπει την αξιολόγηση και επανεξέταση των διαδικασιών και του τελικού αποτελέσματος.

Χρησιμοποιώντας την ανατροφοδότηση από όλους τους συμμετέχοντες, η ευέλικτη μεθοδολογία προωθεί τη συνεχή βελτιστοποίηση και προσαρμογή, με τον στόχο του προϊόντος/υπηρεσίας που παρέχεται. Αντίστοιχα, η ευέλικτη διαχείριση επικεντρώνεται σε ενημερωμένες αποφάσεις που προκύπτουν από τη συνεργασία όλων των συμμετεχόντων φορέων ενός έργου.

Βασικές αξίες της Ευέλικτης Μεθοδολογίας

Η Ευέλικτη Μεθοδολογία τονίζει τη συνεχή βελτίωση με βάση την ανατροφοδότηση για την παροχή αξίας και εμπνέεται από 4 βασικές αξίες:

• Άτομα και αλληλεπιδράσεις πάνω από διαδικασίες και εργαλεία.
  
• Λειτουργικό λογισμικό πάνω από αναλυτική τεκμηρίωση.
  
• Συνεργασία με τον πελάτη πάνω από διαπραγμάτευση συμβολαίου.
  
• Ανταπόκριση στην αλλαγή πάνω από ακολούθηση σχεδίου.
  

Οφέλη της Ευέλικτης Μεθοδολογίας για τη Διαχείριση Έργων

Η ευέλικτη διαχείριση έργων έχει αποδειχθεί ότι είναι πολύ αποτελεσματική και έχει αυξήσει δραστικά τον ποσοστό επιτυχίας των έργων. Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων δημοσίευσε ένα αναφορά το 2015, η οποία αναφέρει ότι "οι οργανισμοί με υψηλή ευελιξία έχουν σημαντικά καλύτερα αποτελέσματα σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές τους με χαμηλή ευελιξία".

Τα στοιχεία τους δείχνουν ότι η ευέλικτη διαχείριση των έργων μπορεί να αυξήσει το ποσοστό των έργων που επιτυγχάνουν τις επιχειρήσεις τους

Ράγκμπι

Το Scrum είναι το πιο κοινά χρησιμοποιούμενο ευέλικτο πλαίσιο για την εφαρμογή ευέλικτων διαδικασιών στην ανάπτυξη, παράδοση και διατήρηση έργων. Το Scrum αναφέρεται στη χρήση επαναληπτικών και σταδιακών πρακτικών και αφορά τη χρήση σύντομων επαναλήψεων, γνωστών ως sprints, για να αντιμετωπιστεί ένα συγκεκριμένο ποσό εργασίας ή ένα συγκεκριμένο μέρος ενός έργου κάθε φορά. Μέσω μιας ενσωματωμένης δομής σύντομων συναντήσεων, της καθορισμένης ανάθεσης ρόλων και της χρήσης εργαλείων, το Scrum οδηγεί σε πιο αποτελεσματική και αποτελεσματική διαχείριση έργων.

Αυτό το πλαίσιο είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για πολύπλοκα έργα που είναι επικεντρωμένα στα αποτελέσματα και επιθυμούν να εξυπηρετήσουν όλους τους συμμετέχοντες φορείς του έργου. Η δομή συνήθως περιλαμβάνει έναν Ράγκμπι Δάσκαλος που είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή αποτελεσματικών sprints που αντιμετωπίζουν το θέμα στην ημερήσια διάταξη και για τη λήψη ενημερώσεων για την πρόοδο.

Ένας ιδιοκτήτης προϊόντος ορίζει την κατεύθυνση για ένα sprint καθορίζοντας τους στόχους και διατηρώντας ένα "product backlog", που αναφέρει τι χρειάζεται να ολοκληρωθεί και να παραδοθεί. Τα μέλη της ομάδας είναι υπεύθυνα για την επιλογή στοιχείων από το "product backlog" και για την εκτέλεση της εργασίας, η οποία πρέπει να ολοκληρωθεί σε ένα μόνο sprint.

Στη συνέχεια, συλλέγονται σχόλια και αναθεωρήσεις προς το τέλος κάθε sprint, από τους φορείς του έργου, και οι βελτιώσεις ενσωματώνονται για τα επόμενα sprints. Αυτό συνεχίζεται μέχρι να ολοκληρωθεί