Διασφάλιση της παράδοσης email του Helpdesk: Πώς να ξεπεράσετε τις προκλήσεις DMARC

Αύξηση της επαλήθευσης email

Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά του Βοήθεια είναι η επικοινωνία μέσω email με τους πελάτες σας μέσω εισιτηρίων στο Easy Redmine. Το τμήμα που αφορά την επικοινωνία μέσω email σε εφαρμογές Easy Cloud διαχειρίζεται οι διακομιστές SMTP της Easy Software. Εδώ μπορεί να προκύψει σύγκρουση...

Ένας δημοφιλής μηχανισμός επικύρωσης email που ονομάζεται dMarc, εφαρμόζεται ευρέως σε πολλές εταιρείες και υπηρεσίες email (σωστά). Αυτός ο μηχανισμός ελέγχει (μεταξύ άλλων) εάν το εισερχόμενο email δεν είναι πλαστό. Ορισμένες λειτουργίες του Helpdesk χρησιμοποιούν πλαστογράφηση αλληλογραφίας (όχι για spamming, αλλά για τακτική επικοινωνία με τους πελάτες σας).

Παράδειγμα αντιμετώπισης προκλήσεων DMARC

Η εφαρμογή εκτελείται στο Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Αυτή η εφαρμογή Cloud χρησιμοποιεί έναν διακομιστή Easy SMTP για ειδοποιήσεις αλληλογραφίας smtp2.easyredmine.com. Υπάρχει ένας χρήστης στην εφαρμογή που εργάζεται ως αντιπρόσωπος υποστήριξης - marky.mark@mycompany.com. Το Helpdesk διαμορφώνεται με τον ακόλουθο τρόπο:

Ο Marky πρόκειται να γράψει ένα μήνυμα σε έναν πελάτη μέσω του Helpdesk. Με βάση την παραπάνω ρύθμιση, εισάγεται αυτόματα ως αποστολέας.

Ο διακομιστής email λήψης της Julia διαθέτει επαλήθευση DMARC. Συγκρίνει τον διακομιστή SMTP (smtp2.easyredmine.com) και τον διακηρυγμένο αποστολέα αλληλογραφίας (marky.mark@mycompany.com). Δεδομένου ότι αυτοί οι δύο τομείς είναι διαφορετικοί, το email θεωρείται μη ασφαλές, DMARC μπλοκάρει το email πριν φτάσει στην Τζούλια (και μένει χωρίς απάντηση).

Τι σημαίνει αυτό? Οι δωρεάν υπηρεσίες email, όπως το Gmail, έχουν ήδη ενεργοποιημένο το DMARC. Επίσης, όλο και περισσότερες εταιρείες εφαρμόζουν σταδιακά το DMARC. Ως αποτέλεσμα, ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Easy Redmine Helpdesk στο Cloud ενδέχεται να μην φτάσουν στους πελάτες σας.

Πώς να το λύσετε στο Easy Cloud

Υπάρχουν γρήγορες λύσεις και μακροπρόθεσμες.

1. Quickest - Αλλάξτε τη ρύθμιση του Helpdesk

Μεταβείτε στο Περισσότερα >> Γραφείο βοήθειας >> Ρυθμίσεις γραφείου βοήθειας και αλλάξτε τον αποστολέα αλληλογραφίας σε "Προεπιλογή από ειδοποίηση αλληλογραφίας"

Στη συνέχεια, μεταβείτε στη Διαχείριση >> Ρυθμίσεις >> Ειδοποιήσεις email - Διεύθυνση email ειδοποίησης (FROM). Η διεύθυνση θα πρέπει να είναι στη μορφή @notifications.easysoftware.com. Εάν έχετε ήδη αλλάξει τη διεύθυνση ειδοποίησης σε προσαρμοσμένο τομέα, προχωρήστε στην επόμενη λύση.

2. Απλό και σταθερό - διαμορφώστε το πλαίσιο πολιτικής αποστολέα (SPF)

Προσθήκη μέσω παράγοντας προστασίας είναι η πιο αποτελεσματική λύση από άποψη προσπάθειας και ανταμοιβής. Το έχουμε ήδη περιγράψει σε ένα άρθρο που παρέχει πληροφορίες σχετικά ειδοποιήσεις μέσω email από το Cloud.

Σύμφωνα με το παραπάνω παράδειγμά μας, θα προσθέσετε στην εγγραφή σας SPF:

include:spf.mailing.easy.cz

Αυτό πρακτικά επιτρέπει στο Easy Cloud SMTP να τοποθετεί τον τομέα σας ως αποστολέα email χωρίς να θεωρείται ύποπτος. Ως αποτέλεσμα, το DMARC της πελάτη σας Julia (από το παράδειγμά μας) θα δεχτεί το email από το Helpdesk (Marky).

3. Τελική λύση - δικό του SMTP

Εάν η εφαρμογή Cloud σας χρησιμοποιεί τον διακομιστή SMTP, δεν θα υπάρξει διένεξη στους επιτρεπόμενους τομείς. Θα βοηθούσε να επιτρέπονται όλα αυτά όταν χρησιμοποιείτε ένα σύνολο πολλαπλών τομέων.

Η κατοχή SMTP στο Easy Cloud είναι εφικτή, αλλά είναι η πιο περίπλοκη από τις διαθέσιμες λύσεις. Μπορεί να έχει κάποιους περιορισμούς, π.χ. αυτόματη παράδοση ενημέρωσης εφαρμογών.

Πώς να το λύσετε σε λύση διακομιστή (on-premises)

Συνοψίζοντας, η λύση στον διακομιστή σας απαιτεί ήδη να διαμορφώσετε το δικό σας SMTP. Επομένως, πιθανότατα έχετε ήδη αποφύγει αυτό το πρόβλημα. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να επαληθεύσετε τις εγγραφές SPF ότι επιτρέπονται όλοι οι σχετικοί τομείς σας.

Συμπέρασμα

Λόγω των ολοένα αυστηρότερων προτύπων ασφαλείας στον τομέα της πληροφορικής, υπάρχουν σημαντικές επιπτώσεις για τις εφαρμογές Easy, ιδιαίτερα στην επικοινωνία μέσω email μέσω του Helpdesk στο Easy Redmine Cloud. Μια κρίσιμη πτυχή είναι η διαχείριση της επικοινωνίας email σε εφαρμογές Easy Cloud μέσω των διακομιστών SMTP του Easy Software, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε διενέξεις. Ένας βασικός μηχανισμός, το DMARC, υιοθετείται ολοένα και περισσότερο από εταιρείες και υπηρεσίες email για την επικύρωση των email και την πρόληψη της πλαστογράφησης, διασφαλίζοντας την αυθεντικότητα των εισερχόμενων email. 

Υπάρχουν διάφορες λύσεις για την αντιμετώπιση προβλημάτων παράδοσης email που σχετίζονται με DMARC στο Easy Cloud. Η πιο γρήγορη επιδιόρθωση περιλαμβάνει την προσαρμογή των ρυθμίσεων του Helpdesk για την αλλαγή του αποστολέα αλληλογραφίας και τη διαμόρφωση της διεύθυνσης email ειδοποίησης ανάλογα. Μια πιο σταθερή λύση είναι να εφαρμόσετε το Πλαίσιο Πολιτικής Αποστολέα (SPF) ενημερώνοντας τις εγγραφές SPF για να συμπεριλάβετε τον τομέα διακομιστή Easy Cloud SMTP, επιτρέποντας την αποδοχή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα συστήματα DMARC. Για μια πιο ολοκληρωμένη προσέγγιση, η χρήση του δικού σας διακομιστή SMTP στο Easy Cloud μπορεί να εξαλείψει τις διενέξεις τομέα και να εξασφαλίσει ομαλή παράδοση email, αν και με πρόσθετη πολυπλοκότητα και πιθανούς περιορισμούς, όπως προκλήσεις παράδοσης αυτόματης ενημέρωσης εφαρμογών.